Tradisjonelt sett har bedrifter som bruker regnskapsfører ikke lagt seg så mye opp i hvilket system regnskapsføreren benytter. Kundene har ikke krevd så mye mer enn at jobben blir gjort, korrekt og til rett tid. De dagene er over – vi ser at stadig flere kunder aktivt søker regnskapsførere som kan tilby systemer som de selv kan ha tilgang til, hente ut rapporter fra og utføre oppgaver i. Tripletex er et nettbasert økonomisystem som gir både kunde og regnskapsfører store fordeler.
Et nytt samarbeid mellom regnskapsfører og kunde
Regnskapsbyråbransjen er i en rivende utvikling. Ny teknologi og kundekrav gjør at byråene må omstille seg og sin forretningsmodell. Elise Berit Høyland, regnskapsfører i Proplan Regnskap, har gjennomført denne omstillingen – både for seg selv og sine kunder. «Som regnskapsfører ønsket jeg å arbeide på en ny måte samtidig som jeg ønsket å gi kundene mine et bedre tjenestetilbud. Jeg ville jobbe nettbasert og jeg ønsket å bruke mindre tid på repeterende rutineoppgaver og mer på rådgivning.» Dette var bakgrunnen for at Tripletex ble valgt som nytt system.
«Jeg ble raskt overbevist over funksjonaliteten og arbeidsprosessene i Tripletex. Dette ville både effektivisere mitt arbeid samt komme kundene til gode. Kunden kan ta seg av en del oppgaver selv, samtidig som de har tryggheten i meg som fagperson. Jeg tar meg av rapportering til myndighetene og har en overordnet kontrollfunksjon, mens noen kunder selv gjerne ønsker å ta seg av bilagsregistrering, fakturering, remittering osv.» I løpet av kort tid hadde Elise flyttet alle sine kunder over på Tripletex og gitt dem opplæring i de nye rutinene. Tilbakemeldingene har bare vært positive.
Eksempel på arbeidsfordeling:
Typiske oppgaver for kunden:
- Scanne bilag
- Fakturere
- Remittering
- Hente ut rapporter
- Registrere timer
- Registrere reiseregninger og ansattutlegg som utføres av kundens ansatte
Typiske oppgaver for regnskapsfører:
- Bokføring/kontroll av bilag kunden har ført
- Lønnskjøring og myndighetsrapportering
- Kontroll av reiseregninger og ansattutlegg – (Ihht. regelverk osv.)
- Avstemminger og kontroll
- Rådgivning
Automatikk i alle ledd
Ikke nok med at arbeidsfordelingen blir annerledes, de fleste oppgavene gjøres mye raskere enn tidligere gjennom automatisering. Elektronisk faktura, automatisk bankavstemming, automatisk overføring av kassaoppgjør og automatisk purring og inkasso er noen eksempler. «Min oppgave som regnskapsfører blir i større grad å kontrollere avvik, rapportere til kunden og ha det faglige ansvaret for regnskapet. I de tilfellene hvor kunden selv henter ut rapportene følger mine kommentarer med. I tillegg gir jeg råd når det gjelder f.eks skatt, likviditet osv.» forteller Høyland. Stor grad av automatikk gjør også at regnskapsførere ofte kan tilby fastpris på oppdrag fremfor løpende timer. Dette gir kunden bedre forutsigbarhet og lavere kostnader.
Effektive app’er til de ansatte
Med Tripletex kan regnskapsfører også tilby kundene effektive app’er som effektiviserer hverdagen til kundens ansatte. «Enkelt fortalt kan de ansatte sjekke lønnslippen mens de sitter på flyet eller føre timene sine umiddelbart etter utført oppdrag. De fikser det meste på mobilen – enkelt og raskt!»
Kundene gir også veldig god tilbakemelding på reiseregnings- og utleggsmodulen hvor de ansatte kan legge inn sine reiseregninger og utlegg fortløpende og få refundert dette på lønna.
Tilgjengelighet er kanskje det viktigste argumentet for å velge et nettbasert system. Kunden vil selv bestemme når, hvor og hvordan de skal jobbe. Hvorfor skal kundene vente på regnskapsføreren sin for informasjon? De ønsker å få informasjonen når og hvor det passer dem, enten det er ved kontorpulten eller på mobilen på bussen. Regnskapsførere er fremdeles pliktig å rapportere til kunden ved fastsatte intervaller, men mulighetene for selv å innhente informasjon er store.
Mye funksjonalitet og rask videreutvikling
Det er tydelig at Høyland er entusiastisk når det gjelder Tripletex. «Jeg kan ramse opp funksjonalitet i massevis samtidig som systemet er i rask utvikling og det stadig kommer noe nytt. Både jeg og kundene er ivrige brukere av support-chat’en i systemet hvis vi lurer på noe. Samtidig er Tripletex veldig lydhøre ovenfor ønskene fra oss regnskapsførere. Det er et godt samarbeid.» Tripletex setter regnskapsføreren i høysetet. De har sett at selv om Tripletex gir kunden anledning til å utføre mange operasjoner selv, så er det likevel viktig å ha en dyktig regnskapsfører til å overvåke det hele. Tripletex har også en god del nyttige verktøy for regnskapsførerne som funger som et system for regnskapsmetodikk.
Så hvorfor skal du bry deg?
Elise Berit Høyland
Er du i en prosess hvor du skal velge en regnskapsfører bør systembruk være et viktig vurderingskriteria. Regnskapsførerens system vil være avgjørende for:
- arbeidsfordelingen dere i mellom
- tidsbruk og kostander
- tilgjengelighet og innsyn i data
- muligheter for effektivisering av oppgaver
Så vær bevisst på hvordan du ønsker samarbeidet med regnskapsførerne skal være og forsikre deg om at de bruker et system som kan understøtte dine behov og ønsker som kunde. Både i dag og i fremtiden.
Les gjerne mer om Proplan Regnskap
Om Elise Berit Høyland:
Utdannet Siviløkonom fra 1989 med spesialisering innen innovasjon og iverksetting. Autorisert regnskapsfører som har drevet eget selskap de siste 20 årene inntil hun ble en del av Proplan Regnskap.
«Stadig mer vil automatiseres, men regnskapsføreren vil alltid være en viktig ressurs for bedriften.»
