Økt konkurransefortrinn med satsning på IKT fra Proplan.
Proplan har hjulpet Risavika Havn i sin satsning på IKT. For kan virkelig strategisk satsning på IKT gi en havn et vesentlig konkurransefortrinn? Det mener ledelsen i Risavika Havn – og så langt ser det ut til å lykkes. Den unge havnen har som mål å være fremtidsrettet når det gjelder bruk av ny teknologi for å administrere havnen og kunne betjene kundene best mulig. Kjernen i denne strategien er deres nye logistikksenter, hvor Proplan er en av bidragsyterne.
Logistikksenteret er kjernen
Jeg møter økonomisjefen Tonje Soltvedt på kontoret, men hun leder meg raskt inn i rommet hvor logistikksenteret styres. Logistikksenteret er egentlig en IT løsning hvor flere systemer innen havneadministrasjon, logistikk og ERP er knyttet sammen. Ved hjelp av integrasjonen mellom disse systemene kan de planlegge aktiviteter og kapasitet, delegere jobber til havnemannskapet og få oppdatert status når oppgaver er utført. Deretter kan tjenestene umiddelbart faktureres elektronisk og bokføres automatisk. ”Effektivt”, ”Papirløst” og ”Sanntid” er nøkkelordene når det gjelder fordelene med ordningen. ”Vi ligger langt fremme når det gjelder effektiv drift og automatisering. Risavika Havn er de eneste i Norge som operer på denne måten og vi ligger også langt fremme i internasjonal målestokk. En av målsetningene er å fjerne det manuelle skjemaveldet som benyttes i andre havner”, kan økonomisjefen fortelle.
«Vi ligger langt fremme når det gjelder effektiv drift og automatisering.»
Veien mot målet
Risavika Havn er en ny havn og de har brukt mye tid på å finne optimale løsninger. En fordel var faktisk at de ansatte hadde minimalt med erfaring fra havnedrift da de startet opp, noe som gjorde at de kunne se helheten med friske øyne. De la opp IT driften som et prosjekt. Første del av prosjektet var å få de interne systemene til å snakke sammen. Soltvedt fikk blant annet satt opp økonomisystemet Visma Business i tett integrasjon med havnesystemet PortWin slik at hun fikk stor grad av automatikk i forhold til kontering.
Fellesmøter med de ulike leverandørene har vært en forutsetning for å sikre smidig integrasjon mellom systemene. Etter en testperiode var alle systemene i operasjon fra 1. november 2009 og steg 2 i prosjektet ble igangsatt i januar 2010. Dette andre steget innebærer at alt kontrolleres i sanntid, dvs. at kundene får en oppdatering umiddelbart når jobber er utført osv. Så langt har de bare fått positive tilbakemeldinger fra kundene.
«Vi sparer ca 800.000 kroner i året på løsningene vi har nå fremfor å bruke eksterne regnskapstjenester.»
Brukervennlige og oversiktlige ERP systemer
Proplan har levert programvare fra Visma for å dekke ERP behovene. Risavika Havn benytter i dag økonomisystemet Visma Business sammen med Visma Dokumentsenter, Visma Bankavstemming og Visma Rapportering. Alt foregår elektronisk for å slippe ”papirmøllen”, og her er Visma dokumentsenter et godt verktøy. ”Jeg har kjørt en intern opplæring i dette systemet slik at de ansatte ikke trenger å kontakte økonomiavdelingen hver gang de skal sjekke bilag. Alle som godkjenner har sine egne elektroniske arkiv hvor de kan se på tidligere godkjente fakturaer.” En annen fordel er elektronisk fakturering som eliminerer tid til postgang og minimerer saksbehandling i forbindelse med reklamasjoner. Pengene kommer dermed raskere inn på konto. Som økonomisjef tar Soltvedt også i bruk modulen Visma Rapportering. Foreløpig er det kun hun som henter ut rapporter som legges frem og forklares for resten av organisasjonen, men på sikt vil de ta i bruk abonnementsmulighetene slik at de ansatte selv velger hvilke rapporter som skal sendes til dem jevnlig.
Generelt sett sparer Risavika Havn både tid og penger ved hjelp av systemene de har valgt. De har regnet ut at de sparer ca 800.000 kroner i året på løsningene de har nå fremfor å bruke eksterne regnskapstjenester.
«Ved hjelp av en gjennomtenkt IKT satsning kan vi drive en moderne havn med færre ansatte og mindre byråkrati enn det som er vanlig i tradisjonelle havner.»
Lys fremtid
Den videre utviklingen ser lys ut for Risavika Havn. Stadig nye kunder ser de klare fordelene av den effektive driften. Implementeringen har gått smertefritt og er et godt utgangspunkt å bygge videre på. På ERP siden kommer Risavika Havn blant annet til å ta i bruk timeregistreringsverktøyet Proplan Time og de vil også overlate lønnskjøringen til Proplan. ”Ved hjelp av en gjennomtenkt IKT satsning kan vi drive en moderne havn med færre ansatte og mindre byråkrati enn det som er vanlig i tradisjonelle havner. Samarbeidet med Proplan har vært veldig godt og vi setter pris på å ha en pålitelig og tilgjengelig leverandør som kan være med oss videre.” avslutter økonomisjefen.
