Ny programvare til bedriften kan virke som en dyr investering. Men evner du se hele regnestykket, vil du oppdage at de svært ofte betaler seg selv.
Gamle rutiner og vaner kombinert med en travel hverdag. For oss som driver med digitalisering og effektivisering av bedrifter er dette den klassiske marerittkombinasjonen som gjør at alt for mange bedrifter kaster bort verdifull tid og penger.
Og for de som klarer å løsrive seg fra dette, dukker det opp et nytt hinder: Kostnader. For nye, moderne system «er jo så dyrt». Kanskje, om du ikke gjør hele regnestykket.
Min påstand er nemlig: Disse systemene betaler seg selv. Dette skjer som følge av økt effektivisering og synergieffektene med de andre systemene dere bruker.
Slik sparte kunden tusenvis av kroner
La meg illustrere det hele med en selvopplevd case. Nylig hadde jeg møte med en kunde som brukte et utdatert ERP-system, og uansett var nødt til å bytte dette.
De benyttet seg av fem system, flere av dem eldre (men gode investeringer på tidspunktet de kjøpte dem). Lenge hadde de hatt et stort behov for et godt rapporteringssystem – men så var det disse gamle vanene og den travle hverdagen, da. Høres det kjent ut?
Tidligere skannet kunden manuelt inn ALLE fakturaer de mottok. De sendte så disse manuelt til godkjenning, før de deretter – du gjetter riktig – betalte fakturaene manuelt i nettbanken.
GAMMELDAGS: Å scanne fakturaer manuelt inn er en tidkrevende og kostbar prosess som ingen moderne firmaer bør drive med. (Foto: Adobe Stock/Illustrasjonsbilde)
Derfor satte jeg meg ned med kunden, og sammen gikk vi grundig gjennom: Hva kan de egentlig spare ved å effektivisere disse prosessene med hjelp av automatikken i moderne system?
Bare på det å slippe å skanne fakturaene manuelt, anslo kundens økonomisjef en besparelse på rundt 20 prosent av et årsverk. Totalt for hele prosessen: Opp mot 35 prosent.
Du sparer mer enn penger
De økonomiske besparelsene er én ting. Men det å minske risikoen for feil gjennom å kutte ned på manuelle prosesser har også en stor verdi.
For denne kunden skjedde det gjennom å få på plass et rapporteringsverktøy som gir mye bedre kontroll og henter tallene automatisk. Regnskapet gjør rett og slett seg selv ved lønnsutbetaling.
Tidligere skrev utearbeideren timer, før en på kontoret skrev inn de samme timene til fakturering og deretter lønn. Også dette går nå automatisk.
Men glem ikke: Det hjelper ikke å ha mange gode systemer om de ikke prater sammen.
Det er grunnen til at vi bytter kundens utdaterte ERP-løsning ut med det mest moderne: Visma.net ERP. Deretter integreres timesystemet med ERP-systemet, slik at timene automatisk kommer inn til lønn og prosjekt. Dette firmaet har med andre importert sin siste lønnsfil fra et annet lønnssystem.
Videre blir CRM-løsningen integrert, slik at de ansatte slipper å registrere den samme kunden flere ganger og dobbeltsjekke at de ikke har lagt inn feil informasjon.
AUTOMATISERT: Det er store penger å spare på å automatisere manuelle prosesser. Ofte så mye at de nye systemene betaler seg selv. (Foto: Adobe Stock/Illustrasjonsbilde)
Mitt anslag er at denne kunden vil ha tjent inn investeringen på under to år. Det å bli kvitt kjedelige, manuelle og repetitive oppgaver er jo også en fin bonus.
Tre (eller fire) spørsmål du bør stille deg selv
Denne historien er langt fra unik. Kanskje kjenner du også deg selv igjen i den?
Jeg er ofte ute hos kunder som har alt fra fem til åtte forskjellige systemer – i noen tilfeller enda flere. Det som går igjen er at det ofte er lite til ingen synergieffekt mellom disse. De snakker rett og slett ikke med hverandre, og du sitter igjen med å måtte dobbeltpunche den samme informasjonen flere ganger.
Vi kan vel være enige om at dette er bortkastet tid?
Systemene dere bruker i dag var helt sikkert en flott investering når dere kjøpte dem. Men spør deg selv disse tre spørsmålene:
- Er systemet moderne og oppdatert, sett i lys av dagens digitalisering?
- Hva er grunnen til at dere ikke har byttet system – er det at systemet fungerer veldig bra, eller på grunn av gamle vaner, rutiner og «dårlig tid»?
- Har dere regnet på hva det koster bedriften å gjøre dobbeltarbeid hele tiden – eller frykter dere kanskje resultatet?
Historien over startet med en uforpliktende drøs, og endte i penger spart og en mye mer effektiv arbeidshverdag for kunden.
Det kan med andre ord også være lurt å stille seg selv et fjerde spørsmål:
- Hva i all verden venter vi på?
Artikkelforfatteren
