Rapportering er kritisk for å gi deg informasjon om bedriftens tilstand, og hjelpe deg med å ta riktige avgjørelser. Men hva må på plass for å få til gode rapporter?
Visste du at av alle bedrifter som ble etablert i Norge i 2013, var det bare 28 prosent som fortsatt var i drift i 2018? I løpet av fem år gikk altså flere enn syv av ti selskaper konkurs, eller ble oppløst som følge av andre årsaker.
Hvordan denne statistikken vil utvikle seg i tiden som kommer skal jeg ikke spekulere i, men den underbygger noen viktige faktum:
- Kontroll på bedriftens økonomi er alfa omega.
- Regnskapsføring er viktig, og aktiv bruk av regnskapsdata er desto viktigere.
Gode rutiner for regnskapsføring og rapportering, og forretningssystemer (ERP-system) som legger til rette for dette, er noe vi stadig ser verdien av. Rapportering bør være i tankene allerede når du går til innkjøp av et nytt forretningssystem.
Men hva bør du se etter for å oppnå best mulig rapportering? Her kommer noen tips.
Hvor og hvordan lagres dine data?
De fleste forretningssystemer benytter i dag en form av SQL-databaser. Her lagres data i tabeller, med kolonner og rader, lignende det vi kjenner godt fra Excel.
Sørg for å finne ut hvilken type database systemet bruker, og forsikre deg om at data er tilgjengelige. Her ønsker vi muligheten for å koble oss på databasen, enten direkte eller via et såkalt API, eller at systemet kan eksportere filer med de dataene vi trenger.
En godt strukturert database, med gode eksportmuligheter, gir et godt grunnlag for å få til god rapportering.
Rapportering trenger ikke å foregå som dette lenger. (Illustrasjonsfoto: Adobe Stock)
Sky eller jord
Du har sikkert hørt masse om skybaserte forretningssystemer. Kort forklart er en skyløsning i denne sammenhengen et dataprogram du kan bruke via internett. Dataene dine blir lagret i en database, på en server et eller annet sted i verden, og er tilgjengelige for deg på nett.
Et klassisk «jord-system» er installert på din pc eller på bedriftens arbeidsflate, og servere med database og data er lagret på samme sted.
Valget mellom sky og jord er ikke det viktigste i denne sammenhengen. Det viktigste er at du får et helhetlig bilde av alle systemene du ønsker å bruke, og sørger for at disse systemene fungerer godt sammen og oppfyller dine behov.
Dataflyt og integrasjoner
Hvilke data trenger du, og hvordan skal disse samles sammen og vises? For de aller fleste vil regnskapssystemet være en naturlig plass å samle bedriftens data. Regnskapssystemet blir det vi kaller «mor-systemet». Bedriften din har i tillegg gjerne et produksjonssystem, et kassaapparat, eller et timeføringssystem. Disse dataene må vi få inn i «mor-systemet» på en grei måte. Ingen manuell «punching». Her blir integrasjoner sentralt.
En integrasjon gjør at data kan sendes automatisk mellom systemer. Sjekk om det finnes integrasjoner mellom «mor-systemet» og resten av systemene bedriften din ønsker å bruke.
Integrasjoner kan automatisere mye av rapporteringsprosessen. (Illustrasjonsfoto: Adobe Stock)
En god del skyløsninger, som Visma.net, er integrert mot en haug av andre systemer. Her trenger du bare å slå på bryteren, så er dataflyten i gang. Eventuelt må en slik integrasjon lages.
Klassiske jord-systemer krever ofte litt mer jobb, men du har likevel stor frihet og mulighet til å få til noe selv. Igjen – du må bare sørge for at dataene er tilgjengelige, slik at systemene kan «snakke sammen».
LES OGSÅ: Gode integrasjoner er som magi – derfor må din bedrift ha det
Rapportering
Nå har du fått samlet alt av bedriftens data i «mor-systemet», og du er klar til å lage rapporter. En del forretningssystemer kommer med innebygget rapporteringsmodul. Sørg for å finne ut hvordan denne fungerer, og om den er fleksibel nok til å dekke dine behov.
Er du viderekommen, eller har IT-folk tilgjengelig, kan du skrive SQL-spørringer og hente ut data selv. I Excel har du også muligheten til å koble seg mot databaser og hente ut det du vil av data.
OneStop Reporting tilbyr en kombinasjon av de to sistnevnte metodene. Dette er en løsning med et godt brukergrensesnitt, som gjør at du kan lage avanserte rapporter ved hjelp av drag-and-drop-funksjonalitet i Excel. Rapportene publiseres til bedriftens brukere på nett, og du står fritt til å styre tilganger etter selskap, avdeling også videre.
Har du store mengder data, og behov for mer analytiske verktøy, kan PowerBI være en aktuell løsning. Dette er et system for den viderekomne, og tilbyr alt du kan tenke deg av funksjonalitet.
Kort oppsummert bør du ha disse spørsmålene i bakhodet når du ser etter nye forretningssystemer:
- Hvor og hvordan lagres mine data?
- Kan jeg få ut data på en grei måte?
- Har systemene jeg har valgt mulighet for å snakke sammen (integrasjoner)?
- Kan all ønsket data samles og vises på en god og informativ måte?
Dersom disse punktene er på plass, vil du ha gode forutsetninger for å kunne lage gode rapporter.
Rapportene skal gi deg informasjon om bedriftens tilstand, og hjelpe deg med å ta riktige avgjørelser. Dette krever selvfølgelig også at du fører regnskapet ditt på en strukturert og detaljert måte. Mer om dette kommer i et senere innlegg.
Dersom du har spørsmål rundt valg av forretningssystemer, eller er nysgjerrig på hvilke rapporteringsmuligheter du har med dine nåværende systemer, er det bare å ta kontakt for en uforpliktende prat.
Artikkelforfatteren
