Ordrematch i Business NXT: Automatiser fakturakontrollen og få full kontroll på innkjøp
Mange virksomheter bruker unødvendig tid på manuell kontroll av leverandørfakturaer opp mot innkjøp. Med Ordrematch automatiseres denne prosessen, slik at du får bedre kontroll, færre feil og en mer effektiv arbeidshverdag.
Når informasjon om innkjøp og fakturaer håndteres manuelt, øker risikoen for feil, avvik og tidkrevende oppfølging. Ved å automatisere koblingen mellom ordre og faktura kan virksomheter sikre bedre kontroll, redusere manuelt arbeid og frigjøre tid til mer verdiskapende oppgaver.
Hva er Ordrematch?
Ordrematch er en løsning som automatisk kobler sammen innkjøpsordre og leverandørfakturaer.
Kort fortalt:
- Systemet kontrollerer at fakturaen stemmer med bestillingen
- Matcher faktura mot ordre
- Håndterer avvik
- Automatiserer bokføring når alt stemmer
Målet er enkelt: redusere manuelt arbeid og samtidig øke kontrollen.
Bygget direkte inn i Business NXT
En viktig forskjell fra mange andre løsninger er at Ordrematch er integrert direkte i Business NXT. Det gir en enklere arbeidshverdag og bedre flyt i prosessene.
Det betyr:
- Ingen ekstra systemer å forholde seg til
- Sømløs kobling mot eksisterende arbeidsflyt
- Alt skjer i én og samme løsning
Når en faktura kommer inn:
- Systemet sjekker om det finnes et ordrenummer
- Matcher mot eksisterende innkjøpsordre
- Vurderer avvik som pris, frakt og gebyrer
- Sender fakturaen videre – enten automatisk eller til kontroll
Hva er forskjellen på Visma Net og Business NXT?
Riktig lagerverdi automatisk
Ordrematch bidrar ikke bare til bedre fakturakontroll, men også mer korrekt og oppdatert lagerverdi.
Når innkjøp og fakturaer henger sammen, sikrer løsningen at verdien på varer i lager gjenspeiler faktisk kostpris.
For eksempel:
- Du registrerer en innkjøpsordre på en vare til 100 kr per stykk
- Varen legges inn på lager med denne verdien
- Dersom fakturaen senere avviker (f.eks. 120 kr), vil ikke lagerverdien oppdateres korrekt uten at faktura matches mot ordren
Med Ordrematch sørger systemet for at dette håndteres riktig. Resultatet er en mer realistisk og løpende oppdatert lagerverdi, uten manuelle korrigeringer.
Automatisering som forenkler hverdagen
Når en faktura kommer inn i systemet, skjer følgende:
- Fakturaen analyseres og kobles mot riktig ordre
- Pris, mengde og øvrige detaljer sammenlignes
- Informasjon som dato, KID og forfall registreres automatisk
- Eventuelle avvik identifiseres
Dersom alt stemmer, kan fakturaen behandles automatisk. Hvis ikke, blir den sendt til kontroll.
Full kontroll uten merarbeid
Selv med høy grad av automatisering har du full kontroll over prosessen.
Du kan blant annet:
- Definere hvordan avvik skal håndteres
- Sette regler for ulike leverandører
- Bestemme når fakturaer skal stoppes for kontroll
Dette sikrer at løsningen tilpasses virksomhetens behov og rutiner.
Mindre manuelt arbeid og mer effektiv drift
Ved å automatisere fakturamatchingen reduseres behovet for manuelle oppgaver som:
- Kontroll av faktura mot ordre
- Registrering av data
- Oppfølging av avvik
Resultatet er en mer effektiv prosess, med færre feil og bedre flyt i økonomi- og innkjøpsarbeidet.
Hvem passer løsningen for?
Ordrematch er spesielt relevant for virksomheter som:
- Har mange innkjøp og leverandørfakturaer
- Ønsker bedre kontroll på innkjøpsprosessen
- Vil effektivisere økonomi- og logistikkarbeidet
Løsningen bidrar til bedre samhandling mellom innkjøp og økonomi, og gir økt kontroll i hele prosessen.
