Hva er et ERP-system?

En komplett guide til definisjonen av ERP:
Hva er det og hva gjør det?

Definisjonen på ERP er Enterprise resource planning – programvare som støtter opp om kjernen i bedriften din: Produksjon, lager, logistikk, salg, innkjøp og økonomi. Men hvordan fungerer det egentlig?

På jakt etter nytt ERP-system? Vi hjelper deg

En superenkel forklaring av ERP

Et ERP-system er kort fortalt programvare som støtter opp om flere av virksomhetsområdene til bedriften. En grei huskeregel er at det dreier seg om ting du ikke viser kunden. De to viktigste områdene er ofte regnskap og logistikk, men det kan også dreie seg om for eksempel kundeoppfølging og serviceplanlegging.

Før tenkte man ofte på ERP som ett softwaresystem som dekket alle arbeidsprosesser i et firma. Gjerne i form av store og komplekse systemer der man måtte betale en fot og en arm hvert tredje år for å oppgradere til siste versjon.

I dag snakker vi mer og mer om en ERP-plattform, som består av flere uavhengige systemer som ved hjelp av integrasjoner sys sammen til én løsning.

I videoen under blir ERP-system forklart på en enkel måte. Klippet er hentet fra mini-webinaret «ERP-system – forklart slik du forstår det», som du kan se når som helst her.

ERP-system forklart som et hus

En ERP-plattform kan sammenlignes med et hus. Alle de ulike rommene har sine unike funksjoner. Men det er først når du setter dem sammen du får et velfungerende hjem. Tilsvarende er det med software. Grunnmuren er regnskap, logistikk og grunnleggende data som kunder, produkt, leverandører og ansatte. Uten denne vil huset, om du i det hele tatt klarer å bygge det, rase fullstendig sammen i løpet av kort tid.

Vi kan også illustrere det med dette eksempelet, hentet fra matbutikken: Se for deg en kunde som står med en pakke fiskegrateng i hendene. Kunden lurer på hva slags fisk som er i fiskegratengen, hvor den kommer fra og når den ble fisket. Med et ERP-system kan du faktisk svare på dette, fordi du har sikret sporing gjennom hele forsyningskjeden.

Gratis nedlasting:
En metaforisk fremstilling av et ERP-system

En metaforisk fremstilling av et ERP-system
Last ned nå

Hvorfor er ERP-system så viktig?

Oppå grunnmuren bygger du huset med alle de fine rommene – fagsystemene dere bruker til daglig. Huset får strøm, vann og internett, slik at ressurser automatisk flyter på tvers – det som i programvareverden kalles integrasjoner. Så settes vinduer inn, slik at dere kan interagere med omverdenen og ha dialog med kunden.

Til slutt fyller du huset med alt mulig av møbler, tv og mobiltelefoner. I ERP-sammenheng snakker vi da om håndholdte løsninger, kunstig intelligens, chatbots også videre – alt koblet sammen, selvfølgelig.

Illustrasjon av et ERP-system

Fordelene med å ha et ERP-system

Et ERP-system er som nevnt helt nødvendig å ha for å drive effektivt i 2020. Men hva legger vi i å «drive effektivt»? Hvilke konkrete fordeler gir det egentlig å benytte seg av en moderne, aller helst skybasert, ERP-plattform? Mange. La oss nevne sju av dem:

1. Tilgjengelighet

Med skybasert ERP-plattform har du alltid tilgang til dataene dine – uansett når og hvor du er.

2. Oppdatert og integrert

Med ERP i skyen har du fordelen av å hele tiden ha siste versjon av programvaren. Gode integrasjoner sikrer dataflyt og til enhver tid oppdaterte regnskap.

3. Ta bedre beslutninger

Punkt én og to gjør at du alltid har tilgang til sanntidsinfo om bedriften. Det setter deg i stand til å ta bedre beslutninger – og komme frem til disse raskere.

4. Du sparer tid og tjener penger

Manuelle oppgaver fjernes, og du slipper dobbeltarbeid. De ansatte kan derfor bruke tiden sin på andre, verdiskapende ting.

5. Reduserte kostnader

Du slipper å bruke masse penger på nye oppgraderinger, konsulenttimer og manuelle prosesser – et skybasert ERP-system er alltid oppdatert, velfungerende og automatisert.

6. Økt produktivtet

Færre manuelle oppgaver betyr mindre frustrasjon og bedre trivsel for de ansatte, som også blir mer produktive. Med et ERP-system trenger du for eksempel ikke vente én uke på å få en rapport. På denne måten kan du enkelt innhente ROI (Return of Investment).

7. Attraktiv arbeidsplass

Det er ikke ukjent at Google er en populær arbeidsplass for den yngre generasjonen. Det er ikke på grunn av at alle får millionlønn, men fordi bedriften er fremoverlent rundt ny teknologi. Unge, lovende talenter ønsker å jobbe for firmaer som er fremtidsrettet.

Ønsker du en uforpliktende prat med oss i Proplan om hvordan et ERP-system kan hjelpe din bedrift, ta gjerne kontakt. Vi er sertifisert partner av Visma.

Hvem passer ERP for?

Det korte svaret: Alle.

Så hvorfor er det noen som ikke har det?

Noen er ikke klar over muligheten. Andre har kanskje en form for ERP-system allerede, uten å være klar over det. Bare tenk på alle arbeidsoppgavene du har i firmaet: regnskap, personal, logistikk, prosjekt, timer, lønn også videre. Dette er komplekse oppgaver, som gjerne krever et system til å hjelpe deg å holde oversikten. Når du samler to eller flere av disse oppgavene i et system, kaller vi det ERP.

Her er et par typiske utsagn om ERP-system – og våre tanker rundt disse:

«Vi har samlet to-tre oppgaver i et system. Da har jeg jo per definisjon et ERP-system og trenger ikke tenke mer på det»

At du har startet prosessen med å samle prosessene er fint – men du bør ikke slå deg til ro med det. Sjansen er stor for at du fortsatt har et stort potensial for å effektivisere bedriften din gjennom et moderne ERP-system som er tilpasset ditt behov.

I dag bør ERP-systemet være i skyen, det bør samle alle de ulike prosessene i ett system, og alle disse bør kommunisere med hverandre. Det er først da du virkelig kan fristille verdifull tid og ressurser i bedriften – og det kan gi store, positive utslag på økonomien.

Illustrasjon av et ERP-system

«Vi er bare et lite firma, et ERP-system høres alt for stort og komplekst ut for oss»

Små firma bør også ha en ERP-plattform. Husk at en ERP-løsning ikke trenger å være alt eller ingenting. Moduler kan kjøpes separat avhengig av den enkelte bedrifts behov. Fordi gode ERP-systemer kommer med velutviklede API-er kan man også uten problem koble på de fleste eksisterende systemer man allerede bruker for å skape et komplett økosystem som er skreddersydd til bedriftens behov.

«Vi har det så travelt. Vi kan ikke bruke tid på å implementere et nytt ERP-system.»

Ofte tar integrering av et ERP-system kortere tid enn mange tror. Og her handler det om prioritering: Å investere litt tid i bytte mot massiv tidsbesparelse i andre enden. Det å bruke god tid til grundig opplæring er også viktig for å få med seg alle de ansatte på endringen. Og de ansatte er det aller viktigste i en endringsprosess. Så dette er velinvestert tid.

«Jeg føler meg så dum når det kommer nye systemer – det er overveldende å sette seg inn i»

Det er helt menneskelig at det kan føles tungvint å sette seg inn i et helt nytt system. Mange bedrifter tilbyr gode opplæringsløp, og husk at med én gang du begynner å få taket på det, skal dette spare både deg og bedriften for masse tid. Det er jo hele poenget med et ERP-system: Å effektivisere og automatisere prosesser, for å gjøre hverdagen din enklere.

«Jeg stoler ikke på sikkerheten rundt å ha dataen min i et skybasert ERP-system»

Det er veldig sunt å være skeptisk til dette. Men du trenger ikke være bekymret. De store leverandørene tar virkelig sikkerhet på alvor. Les mer om dette i blogginnlegget «Hvor trygg er egentlig informasjonen min når den lagres i skyen?».

Tre tegn på at din bedrift er klar for ERP-system

  • 1. Du ønsker å utnytte løsningene bedre og bli mer effektiv.
  • 2. Server skal byttes om 1-2 år. Planlegg i god tid for å kunne gjøre et godt og kvalifisert valg.
  • 3. Du har flere generasjoner i bedriften og stort teknologigap mellom ansatte. Du er i ferd med å bli mindre attraktiv blant yngre (og lovende) arbeidstakere.

Hva er API og integrasjoner?

Ett av de absolutt største konkurransefortrinnene i årene som kommer, er å ha programvare som «snakker sammen».

Skal din moderne virksomhet henge med i kappløpet om å vinne kunder og øke omsetningen, må dere ha programvare som muliggjør dette. Ofte vil det si flere systemer – fordi du må dekke flere prosesser og områder. Det som da er helt kritisk – og som mange feiler på – er at disse systemene må integreres med hverandre. De må snakke sammen.

Vi kan ikke lenger akseptere at samme informasjon må skrives inn flere ganger. Vi har heller ikke tid til det. Det er hverken tidsmessig eller økonomisk forsvarlig. Så enkelt er det.

La oss derfor introdusere deg for tre bokstaver å bli glad i:

API - en viktig del av et ERP-system

De virksomheter som kommer til å vinne kunder og markedsandeler i årene som kommer, er de som virkelig tar integrasjoner på alvor, og investerer i friksjonsfri samhandling mellom programvare.

Med dette menes det at systemene kommuniserer helt uten bruk av menneskers fysiske involvering. Vi snakker ikke om å importere en datafil. Vi snakker om toveiskommunikasjon – det som i dataverden kalles for API-er.

Hva er et API, spør du? Her er en superenkel forklaring på 40 sekunder:

Hvilke typer ERP-system finnes?

Det finnes tre kategorier ERP-system:

Jord

Systemet blir installert lokalt hos bedriften, som selv må stå for drift. Oppdateringer er tidkrevende. I noen tilfeller større mulighet for tilpasning til bedriften. I ferd med å fases ut.

Sky

ERP-system levert over internett. Raskt å implementere, skalerbart og kostnadseffektivt. Her får alle brukere rask tilgang til alltid oppdatert data, og programvaren blir automatisk oppdatert.

Hybrid

Kombinerer bedriftens lokale ERP med skytjenester, som kan gi deg visse fordeler og sikre oppetid. Imidlertid dyrere og ikke like fremtidsrettet som helt skybasert system.

De mest utbredte ERP-plattformene i dag:

Visma.net

Vismas flaggskip er enestående på automatikk og effektivisering. Løser det meste innen finans, logistikk, prosjekt og konsern.

Tripletex

Tripletex

Moderne ERP-system for små og mellomstore bedrifter. Et enkelt og intuitivt system som får deg fort i gang.

PowerOffice GO

Poweroffice GO

For små og mellomstore bedrifter. Fokus på gode oversiktsbilder med grafer og widgets.

xLedger

Xledger

Komplett oversikt med fokus mot konsern og prosjektfokuserte bedrifter.

Hva koster det?

Dette er et typisk «hvor langt er et tau»-spørsmål. Kostnaden avhenger av svært mye. For å nevne noe:

  • Bedriftens størrelse
  • Årlig leiekost og driftutgifter
  • Oppdateringer og -graderinger
  • Antall lisenser
  • Antall tilleggsmoduler- og funksjoner
  • Eventuelle tilpasninger
  • Konsulenttimer og support

For deg som kunde handler det om å få god oversikt over totalkostnaden, la leverandøren svare godt for seg og levere et godt dokumentert tilbud.

Husk også at det ikke bør være prisen som veier tyngst når du gjør valget ditt. Det billigste er ikke alltid det beste. Ofte kan også bedrifter definere seg selv som små, til tross for at de har forretningsprosesser som er mer krevende enn et lite, enkelt system kan håndtere. Likevel velges en slik løsning. Hvorfor? Jo, grunnet prisen på løsningen.

Som regel medfører en veldig billig løsning mange manuelle og tidkrevende oppgaver, minimale samhandlingsmuligheter med andre løsninger og generell ineffektivitet i bedriftens forretningsprosesser.

Husk å gjøre hele regnestykket

I stedet for å se på prislappen, forsøk heller å gjøre hele regnestykket. Se på hvilke kostnader og besparelser løsningene kan gi dere. Det som virker som en dyr investering vil faktisk svært ofte betale seg selv som følge av som følge av økt effektivisering og synergieffektene med de andre systemene dere bruker.

Mange kan også bli «lurt» av en lav lisenspris på et jordbasert ERP-system, men som man ser av infografikken under, handler det om å vurdere det som kalles TCO – altså de totale levetidskostandene for systemet.

Infografikk: Peoplehr.com

Dette er det du betaler for:

1

Workshop

Disse møtene danner grunnlaget for den videre prosessen og innebærer endring av etablerte rutiner. Her vil konsulent foreta en kartlegging og forventningsavklaring for å sikre at løsningen blir tilpasset bedriften på best mulig måte. Estimert tid: 20 timer.
2

Konfigurasjon/oppsett

Basert på resultatene av workshop settes programvaren opp. De ulike modulene må konfigureres i henhold til deres behov. Estimert tid: 30 timer.
3

Konvertering av data

Import av grunndata: Kontoplan, leverandører/kunder, artikler, varebeholdning, priser/rabatter, prosjekter også videre. Estimert tid: 15 timer.
4

Testing og justering

Etter at systemet er implementert vil kunden og leverandøren ha løpende dialog og kontinuerlig gjøre eventuelle justeringer. Estimert tid: 15 timer.
5

Opplæring

For at de ansatte både skal være motivert og i stand til å raskt ta i bruk de nye mulighetene, er det viktig med god opplæring. Estimert tid: 20 timer.

Her er noe av det du sparer:

83

kroner per faktura mottatt elektronisk

10

minutter per faktura mottatt elektronisk

55

kroner per faktura sendt elektronisk (ikke e-post eller papir)

Hvilket ERP-system bør jeg ha?

Det viktigste å forstå når du skal anskaffe deg et nytt ERP-system, er hvilke behov bedriften din har. Markedet overøses av løsningsalternativer. Alt fra Fiken – som ofte tilbys som «gratis», til den tyske, verdensledende løsningen SAP.

Prisen på løsningen gir en god pekepinn på hvilke kundetyper og funksjonsområder den passer for. Bittesmå virksomheter, enkeltpersonsforetak og gründere, kan klare seg med systemer som Fiken og eAccounting. Men straks det blir mer krav til funksjonalitet, og et høyere transaksjonsvolum, kreves det dyrere løsninger som xLedger, 24Seven Office eller Visma.net ERP.

For de riktig store virksomhetene i Norge vil behovene være såpass komplekse at de må bruke Rambase, Microsoft Dynamics AX, eller tidligere nevnte SAP.

God dialog med leverandøren av ERP-systemet

For å finne ut hvilket system som passer din bedrift, handler det om å gjøre et grundig forarbeid. Hvis ikke risikerer du å ende opp som firmaet som brøt kontrakten på dag tre av opplæringen – fordi de fant ut at det manglet en helt kritisk funksjon. De hadde bare glemt å nevne det for leverandøren, fordi de tenkte det var så åpenbart at de trengte det.

Så tenk godt gjennom hva dere forventer av systemet, og husk å ikke la dere begrense av mulighetene i deres eksisterende løsning.

Her er noen spørsmål du bør kunne svare på i dialog med en rådgiver, som deretter vil kunne peke deg i retning av system som vil kunne effektivisere din hverdag:

  • Hva slags bedrift er det jeg leder?
  • Hva er de mest kritiske prosessene som utføres?
  • Hvilke oppgaver kan vi finne bedre løsninger på?
  • Kan noen oppgaver overlates til andre – som for eksempel regnskapet?
  • Selger vi varer, tjenester eller driver vi prosjektorientert?
  • Lever vi av å selge timer, eller en tjeneste som ikke kan betraktes som en fysisk vare?
  • Lever vi av å flytte varer fra en produsent eller grossist til sluttbruker?

Det viktigste er å faktisk ta et valg

Uansett – det å velge ERP-system er ingen enkel øvelse. Mulighetene er så mange at det kan føles overveldende.

Dette blogginnlegget om det å ta valg når det finnes mange muligheter illustrerer hvor nyttig det kan være å snakke med en kompetent rådgiver i slike prosesser. En som kan gi deg gode anbefalinger basert på dine behov. Ikke la mulighetene bli begrensende. Snakk heller med noen som kan kartlegge og begrense dem for deg. Da blir det enklere å ta et godt valg.

I Proplan tror vi på nettopp dette: At det beste vi kan gjøre for deg er å komme med gode, ærlige råd. Sammen ser vi på hvilke smerter dere kjenner på. Deretter bruker vi vår kompetanse og erfaring til å se på om vi kan hjelpe dere, og i så fall hvordan.

Og uansett hvor komplisert temaet kan virke – når alt kommer til alt, handler det bare om én ting:

Å bli mer konkurransedyktig, opptre raskere og med mer presisjon – og dermed både tjene og spare penger.

Vi i Proplan kan ERP-system. Ønsker du en uforpliktende prat om hvordan det kan effektivisere din bedrift?