6 råd for å lykkes med AI i ERP

AI Connect åpner nye muligheter for virksomheter som bruker Business NXT og Visma Net. Men en teknisk tilkobling er ikke det samme som en vellykket innføring. Før AI blir en naturlig del av arbeidshverdagen, bør dere ta stilling til hvilke oppgaver teknologien skal brukes til, hvem som skal bruke den, hvordan resultatene skal kvalitetssikres og hvilke handlinger AI skal få utføre.

Her er seks råd vi mener alle virksomheter bør ta stilling til før de tar AI i bruk sammen med ERP-systemet.

1: Start med forretningsbehovet – ikke teknologien

Det er fristende å starte med spørsmålet:

Hva kan vi bruke AI til?

Et bedre utgangspunkt er:

Hvor bruker vi unødvendig mye tid i dag?

Kartlegg arbeidsprosesser hvor medarbeiderne leter etter informasjon, sammenstiller data manuelt eller henter ut de samme rapportene igjen og igjen. Se deretter etter områder hvor raskere tilgang til oppdaterte ERP-data kan gi bedre flyt, raskere oppfølging eller et bedre beslutningsgrunnlag.

Det kan for eksempel være:

• oppfølging av forfalte kundefordringer
• kontroll av prosjektøkonomi og manglende timeføring
• analyse av omsetning, marginer og kostnadsutvikling
• oversikt over lagerbeholdning og innkjøpsbehov
• sammenstilling av nøkkeltall på tvers av selskaper

Når virksomheten starter med et konkret behov, blir det lettere å vurdere om AI faktisk løser et problem – og senere dokumentere om løsningen har gitt ønsket effekt.

AI bør med andre ord ikke innføres fordi teknologien er tilgjengelig. Den bør tas i bruk der den kan forbedre en arbeidsprosess som virksomheten allerede har behov for å løse bedre.

2: Velg noen få bruksområder først

En vanlig fallgruve er å starte for bredt. Når mange brukere skal utforske et stort antall muligheter samtidig, blir det vanskelig å skille reell verdi fra interessante demonstrasjoner.

Velg heller ett til tre tydelige bruksområder i første fase. De bør være enkle å forstå, ha tilgjengelige data og gi en gevinst som kan vurderes etter en avgrenset testperiode.

Et godt første bruksområde har gjerne disse kjennetegnene:

• Oppgaven utføres ofte
• Den krever i dag flere manuelle oppslag
• Datagrunnlaget finnes allerede i ERP-systemet
• Svaret kan kvalitetssikres av en fagperson
• Gevinsten kan måles i spart tid, raskere oppfølging eller bedre kvalitet

Begynn gjerne med oppgaver hvor AI henter, oppsummerer eller analyserer informasjon. Det gir organisasjonen mulighet til å bli kjent med teknologien og etablere gode arbeidsvaner før mer avanserte handlinger vurderes.

Målet med den første fasen bør ikke være å demonstrere alt AI kan gjøre. Målet bør være å finne ut hvor teknologien gir størst verdi for akkurat deres virksomhet.

3: Gjennomgå tilgangene før AI Connect aktiveres

AI Connect benytter ERP-systemets eksisterende tilgangsstyring. AI-assistenten arbeider i konteksten til den innloggede brukeren og kan ikke hente informasjon som brukeren ikke har rettigheter til å se.

Det betyr likevel ikke at virksomheten bør aktivere løsningen uten først å gjennomgå tilgangsoppsettet.

I Business NXT bygger AI Connect blant annet på tilgangsgruppene i systemet. Begrensninger som bare er gjort i enkelte skjermbilder eller layouter, brukes ikke nødvendigvis som grunnlag for hva AI kan se og gjøre. Visma anbefaler derfor at tilgangsgruppene gjennomgås før løsningen aktiveres.

Virksomheten bør blant annet avklare:

• Har brukerne tilgang til mer informasjon enn arbeidsoppgavene deres krever?
• Er tilgangsgruppene oppdatert og riktig satt opp?
• Bør AI Connect først åpnes for en begrenset pilotgruppe?
• Finnes det selskaper, datatyper eller prosesser som bør holdes utenfor den første testen?
• Hvem skal godkjenne nye brukere og endringer i tilganger?

Dette er grunnleggende tilgangsstyring, men AI gjør det viktigere å få den riktig. Når informasjon kan hentes gjennom en samtale i stedet for gjennom kjente skjermbilder og rapporter, kan gamle eller for brede rettigheter bli mer synlige.

En gjennomgang av tilgangene er derfor ikke bare et sikkerhetstiltak. Det er også en anledning til å rydde i roller og ansvar før en ny arbeidsform innføres.

4: Behandle lesetilgang og skrivetilgang forskjellig

Det er stor forskjell på at AI finner informasjon og at AI gjør endringer i ERP-systemet.

Når AI brukes til å hente, oppsummere og analysere data, ligger den endelige handlingen fortsatt hos brukeren. Risikoen øker betraktelig når AI-assistenten får mulighet til å opprette eller endre poster.

AI Connect kan støtte både lesing og utvalgte skriveoperasjoner. Visma opplyser at skrivehandlinger krever eksplisitt godkjenning fra brukeren, og at sletting av data ikke er tillatt. Omfanget av skrivetilgangen avhenger av ERP-løsning og versjon.

Før virksomheten tar i bruk skrivefunksjoner, bør den derfor avklare:

• Hvilke poster skal AI kunne opprette eller endre?
• Hvilke handlinger skal alltid godkjennes av et menneske?
• Hvem er ansvarlig for å kontrollere resultatet?
• Hvordan håndteres feilregistreringer?
• Hvilke handlinger må kunne spores i ettertid?
• Bør enkelte prosesser fortsatt utføres direkte i ERP-systemet?

Skrivetilgang bør ikke vurderes som én samlet innstilling. En ufarlig oppdatering av en kundereferanse er ikke det samme som å opprette et bilag, endre en ordre eller påvirke et budsjett.

Derfor bør hver handling vurderes ut fra konsekvens, kontrollbehov og virksomhetens etablerte fullmakter. Start med de minst risikofylte handlingene, og utvid først når organisasjonen har erfaring med hvordan løsningen fungerer i praksis. Vår anbefaling er å avvente skrivetilgang.

5: Velg AI-assistent med åpne øyne

AI Connect er koblingslaget mellom ERP-systemet og en ekstern AI-assistent. Visma støtter blant annet Microsoft Copilot og Claude, og løsningen bygger på den åpne MCP-standarden.

Selv om ERP-delen er styrt av Vismas sikkerhetsmodell, må virksomheten gjøre en egen vurdering av AI-assistenten som kobles til. Data som behandles av en ekstern assistent, ligger utenfor Vismas egen infrastruktur og omfattes av leverandørens vilkår, sikkerhetsmekanismer og databehandling.

Før dere velger assistent, bør dere derfor undersøke:

• Hvilken bedriftsavtale skal brukes?
• Hvor og hvordan behandles dataene?
• Brukes innholdet til å trene leverandørens modeller?
• Hvilke innstillinger finnes for lagring og historikk?
• Hvordan administreres brukere og tilganger?
• Hvilke krav stiller virksomhetens personvern- og sikkerhetspolicy?
• Hvem har ansvar for leverandørvurderingen?

Ansatte bør ikke koble private eller uautoriserte AI-kontoer til ERP-systemet på eget initiativ. Valget av AI-assistent bør være en virksomhetsbeslutning, forankret hos dem som har ansvar for IT, sikkerhet, personvern og de aktuelle forretningsprosessene.

6: Behold fagpersonen i beslutningsløkken

Et svar fra en AI-assistent kan være velformulert uten å være korrekt, fullstendig eller relevant for beslutningen som skal tas.

Det gjelder også når svaret bygger på oppdaterte ERP-data. AI kan misforstå spørsmålet, velge feil avgrensning eller trekke en konklusjon som ikke tar hensyn til forhold fagpersonen kjenner til.

Derfor bør virksomheten definere hvordan svarene skal kvalitetssikres.

For en økonomimedarbeider kan det bety å kontrollere periode, valuta, selskapsutvalg og kontogrunnlag. For en prosjektleder kan det være nødvendig å vurdere om manglende timer skyldes forsinket registrering eller faktisk avvik. En lageranalyse kan være matematisk riktig, men likevel mangle informasjon om sesong, leveringssituasjon eller planlagte kampanjer.

AI kan bidra med raskere tilgang til informasjon og peke på mønstre som bør undersøkes. Den bør ikke gjøre at faglig vurdering og kritisk tenkning forsvinner.

Lag derfor enkle retningslinjer for:

• hvilke svar som kan brukes direkte
• hvilke svar som alltid må kontrolleres
• hvilke kilder eller tall brukeren skal verifisere
• hvilke beslutninger som krever en navngitt godkjenner
• hvordan feil og avvik skal rapporteres

Tydelige kontrollpunkter bygger tillit og gjør det enklere å ta teknologien i bruk i flere prosesser senere.

Gi noen et tydelig eierskap

AI i ERP bør ikke bli et sideprosjekt som ingen har det samlede ansvaret for.

Teknisk kompetanse er viktig, men innføringen kan heller ikke eies av IT alene. De som kjenner økonomi-, prosjekt- og logistikkprosessene, må være med på å definere behov, vurdere svarene og utvikle nye arbeidsmåter.

Sett sammen en liten pilotgruppe med en tydelig ansvarlig. Gruppen bør ha representanter fra:

• den aktuelle fagavdelingen
• ERP- eller systemforvaltning
• IT og informasjonssikkerhet
• ledelsen eller prosesseier
• eventuelt personvern og internkontroll

Den ansvarlige bør følge opp hvilke bruksområder som testes, hvem som har tilgang, hvilke erfaringer som gjøres, og hvilke beslutninger som må tas før løsningen utvides.

Uten et tydelig eierskap er det lett at bruken utvikler seg tilfeldig: Noen finner nyttige arbeidsmåter, andre unngår løsningen, og ingen vet hvilke gevinster eller utfordringer virksomheten faktisk har fått.

Mål effekten – ikke bare aktiviteten

Antall brukere eller spørsmål til AI-assistenten sier lite om hvorvidt virksomheten har lykkes.

Mål heller effekten på arbeidsprosessen dere ønsket å forbedre.

Det kan for eksempel være:

• redusert tid brukt på rapportering
• raskere oppfølging av forfalte fordringer
• tidligere avdekking av prosjektavvik
• færre manuelle oppslag og sammenstillinger
• bedre datakvalitet
• kortere tid fra spørsmål til beslutning
• færre feil i utvalgte arbeidsprosesser

Definer et utgangspunkt før piloten starter. Da kan dere sammenligne arbeidsmåten før og etter, og ta en bedre beslutning om løsningen skal justeres, utvides eller brukes på andre områder.

Ikke alle tester vil gi den gevinsten dere forventet. Det er også verdifull kunnskap. En avgrenset pilot gjør det mulig å lære uten at virksomheten binder seg til en arbeidsform som ikke passer.

Derfor kan riktig rådgiver gjøre en forskjell

Den tekniske tilkoblingen er bare én del av innføringen.

Den viktigste jobben er å forstå virksomhetens prosesser, finne gode bruksområder, gjennomgå tilgangene og etablere et fornuftig skille mellom hva AI kan foreslå, hva den kan utføre, og hva et menneske fortsatt skal godkjenne.

Dette krever både teknologiforståelse og inngående kjennskap til ERP, arbeidsprosesser og internkontroll.

En erfaren rådgiver kan hjelpe virksomheten med å:

• prioritere bruksområder med tydelig forretningsverdi
• vurdere hvilke data og funksjoner de ulike brukerne trenger
• gjennomgå roller, tilgangsgrupper og fullmakter
• etablere kontrollpunkter for lese- og skriveoperasjoner
• planlegge og gjennomføre en avgrenset pilot
• måle resultatene og lage en plan for videre bruk
• gi brukerne opplæring i gode og ansvarlige arbeidsmåter

Det reduserer risikoen for at AI blir en løsning på jakt etter et problem eller at virksomheten bruker tid på å utforske muligheter som aldri blir en del av den faktiske arbeidshverdagen.

Slik hjelper Proplan deg i gang med AI i ERP

I Proplan kombinerer vi kompetanse på Business NXT og Visma Net med erfaring fra økonomi-, prosjekt- og logistikkprosesser.

Vi har derfor utviklet en rådgivningspakke for virksomheter som vil utforske AI Connect på en strukturert og trygg måte. Sammen kartlegger vi behovene, velger relevante bruksområder, gjennomgår tilganger og etablerer en plan for piloten.

Målet er ikke å aktivere mest mulig funksjonalitet på kortest mulig tid. Målet er å finne en trygg og realistisk start som gir virksomheten erfaring, kontroll og dokumenterbar verdi.

Ønsker du hjelp til å finne ut hvor dere bør starte?

Ofte stilte spørsmål om å komme i gang med AI i ERP (FAQ)