Bedre kundeoversikt, mindre manuelt arbeid og KI på laget
Hva skjer når salg, marked, kundeservice og økonomi jobber med den samme kundeinformasjonen?
Med et CRM-system som samler kundedata, integrasjon mot ERP og smarte KI-funksjoner kan virksomheter redusere tidstyver, forbedre samarbeidet og skape bedre kundeopplevelser.
Mange virksomheter kjenner igjen utfordringen: Selgeren mangler oversikt over kundens utestående fakturaer. Kundeservice vet ikke hva kunden nylig har kjøpt. Markedsavdelingen sitter på informasjon som resten av organisasjonen ikke har tilgang til.
Resultatet er unødvendig dobbeltarbeid, tid brukt på å lete etter informasjon og kunder som må forklare behovene sine flere ganger.
Men hva om alle hadde tilgang til den samme kundehistorikken, uavhengig av hvilken avdeling de jobber i?
Hvor mye tid bruker dere på å finne og følge opp kundeinformasjon?
Én felles kundeoversikt – på tvers av avdelingene
God kundeoppfølging handler ikke bare om å registrere informasjon. Det handler om at riktig informasjon er tilgjengelig for riktig person, når den trengs.
Med SuperOffice CRM kan marked, salg og kundeservice jobbe med et felles kundebilde. Her samles blant annet kontaktpersoner, aktiviteter, salgsmuligheter, markedsaktiviteter og kundehenvendelser.
For selgeren betyr det bedre oversikt over pågående muligheter og tidligere dialog. For kundeservice betyr det at de raskt kan sette seg inn i kundens historikk. Og for ledelsen gir det bedre grunnlag for å følge utviklingen i kunderelasjonene.
Når informasjonen følger kunden i stedet for avdelingen, blir også overleveringene enklere. Kunden slipper å gjenta seg, og medarbeiderne kan bruke mer tid på å hjelpe.
Mindre tid på administrasjon, mer tid på kundene
Hvor mye av arbeidsdagen går egentlig med til å lete etter informasjon, oppdatere systemer eller følge opp oppgaver som burde vært automatisert?
Små tidstyver kan samlet utgjøre en betydelig del av arbeidsuken.
En viktig del av løsningen er å gjøre CRM tilgjengelig i verktøyene medarbeiderne allerede bruker.
Med SuperOffice integrert i Outlook kan du for eksempel:
- Arkivere kunde-e-poster direkte på riktig kunde eller salgsmulighet.
- Opprette nye salgsmuligheter uten å forlate Outlook.
- Registrere oppfølgingsaktiviteter og påminnelser.
- Gjøre relevant informasjon tilgjengelig for kollegaer.
Det reduserer behovet for å bytte mellom systemer og gjør det enklere å sikre at viktig kundeinformasjon faktisk blir registrert.
Når CRM og ERP snakker sammen, oppstår de store gevinstene
CRM og ERP dekker ulike, men nært beslektede behov.
CRM gir oversikt over kunderelasjoner, salgsprosesser og fremtidige muligheter. ERP håndterer blant annet økonomi, ordre, fakturering og historiske transaksjoner.
Når systemene ikke er integrert, oppstår det fort dobbeltregistrering og manuelle prosesser. Selgeren må kanskje kontakte økonomiavdelingen for å sjekke fakturastatus, eller registrere kunde- og produktinformasjon som allerede finnes i ERP-systemet.
Med en integrasjon mellom SuperOffice CRM og Business NXT kan informasjon flyte mellom systemene. Det åpner blant annet for å:
- Synkronisere kunde- og kontaktinformasjon mellom CRM og ERP.
- Hente produkter og priser direkte fra Business NXT ved utarbeidelse av tilbud.
- Overføre ordre fra SuperOffice til ERP.
- Gjøre omsetning, ordre og fakturainformasjon tilgjengelig i CRM.
Det betyr at medarbeidere innen salg og kundeservice kan få tilgang til relevant økonomi- og ordreinformasjon uten nødvendigvis å måtte arbeide direkte i ERP-systemet.
Integrasjon handler også om arbeidsprosesser
Teknologien er likevel bare én del av bildet.
For å få fullt utbytte av en integrasjon må virksomheten også ta stilling til hvilke systemer som skal eie ulike data, når informasjon skal overføres og hvordan arbeidsprosessene skal henge sammen.
Det er her Proplans erfaring med både CRM og ERP kommer til nytte.
Som leverandør av begge løsningene kan vi bidra med både teknisk integrasjon og rådgivning rundt arbeidsprosesser, dataflyt og ansvarsfordeling.
Målet er ikke bare at systemene skal snakke sammen, men at de skal gjøre arbeidshverdagen enklere.
Fra registrerte data til verdifull innsikt
Når kundeinformasjonen samles og struktureres, blir den også enklere å bruke til å ta bedre beslutninger.
En salgsleder kan følge utviklingen i salgspipelinen fordelt på perioder, salgstyper og faser. En kundeansvarlig kan se hvilke kunder som trenger oppfølging, mens kundeservice kan analysere saksmengde og kundetilfredshet.
Med tilpassede dashbord kan ulike roller få innsikten som er relevant for nettopp deres arbeid.
Dermed blir CRM mer enn et sted å lagre informasjon. Det blir et verktøy for å prioritere aktiviteter, følge opp kunder og oppdage muligheter.
KI gjør CRM enda mer nyttig
Kunstig intelligens åpner nye muligheter for å effektivisere kundeoppfølgingen. Men det er én viktig forutsetning: Kvaliteten på resultatene avhenger av kvaliteten på dataene.
Har virksomheten mangelfull eller utdatert kundeinformasjon, vil det også begrense verdien av KI.
Derfor blir strukturert kundehistorikk og gode rutiner for datakvalitet viktigere enn noen gang.
SuperOffice har flere KI-funksjoner som kan hjelpe medarbeidere i det daglige arbeidet.
En digital møteassistent som følger opp
Med SuperNotes kan medarbeidere forberede seg til kundemøter ved å hente frem relevant informasjon om deltakere og virksomheter.
Under og etter møtet kan løsningen bidra med opptak, transkripsjon, oppsummeringer og forslag til oppfølgingsoppgaver.
Det blir også mulig å stille spørsmål til møteinnholdet i etterkant.
Slik kan selgeren konsentrere seg mer om samtalen og mindre om å skrive notater og huske alle detaljer.
Raskere svar til kundene
Med Reply Assist kan kundeservice få forslag til svar på kundehenvendelser.
Forslagene tar utgangspunkt i kundens spørsmål og informasjon om virksomhetens egne produkter og tjenester. Det gir et bedre utgangspunkt enn generiske svar og kan redusere tiden medarbeiderne bruker på hver enkelt sak.
KI-agenter som finner nye kunder og forbedrer datakvaliteten
KI-agenter kan brukes til å identifisere potensielle kunder basert på en definert kundeprofil.
En Leads Agent kan foreslå relevante virksomheter og gi en vurdering av hvor godt de passer med kriteriene som er satt.
En annen agent kan bidra til bedre datakvalitet ved å identifisere duplikater og foreslå oppdateringer basert på eksterne datakilder.
Felles for løsningene er at medarbeiderne fortsatt har kontroll over hvilke forslag som skal godkjennes.
En smartere arbeidshverdag starter med sammenheng
Det er lett å tenke på CRM, ERP og KI som tre forskjellige teknologier. Men de største mulighetene oppstår når de brukes sammen.
CRM samler kundeinformasjonen og støtter kundeoppfølgingen. ERP bidrar med økonomiske data og transaksjoner. KI kan gjøre informasjonen enklere å bruke og automatisere deler av arbeidet.
Når disse løsningene henger sammen, kan virksomheten redusere manuelt arbeid, forbedre datakvaliteten og gi medarbeiderne bedre forutsetninger for å lykkes.
Vil du få bedre sammenheng mellom kundeoppfølging, salg og økonomi?
Proplan hjelper virksomheter med å få mer ut av CRM- og ERP-systemene sine – fra valg av løsninger og integrasjoner til smartere arbeidsprosesser.
Ta kontakt med oss for en prat om hvordan vi kan hjelpe din virksomhet.
