Vi ser at stadig flere bedrifter ønsker et digitalt og fremtidsrettet verktøy for prosjektkontroll. I tillegg er det viktig at flest mulige prosesser blir automatisert – for igjen å frigjøre tid til selve prosjektarbeidet. Det er jo tross alt der verdien ligger. Med piler som peker oppover, er man på god vei mot de visjonene man har satt seg – om det er å revolusjonere et marked eller redde verden. I alle fall litt.
Stopp den negative dominoeffekten som kan oppstå i prosjekter med å følge vår sjekkliste for prosjektkontroll.
-
Velg et system som samhandler i alle prosjektets faser
Endringer skjer raskt og mange har innarbeidet flere systemer som skal håndtere de ulike delene av prosjektet. Timer hentes ett sted, fakturaer et annet, og dokumentasjon ligger kanskje på en server som du kun har tilgang til på kontoret. Og hva med de aktivitetene som ble gjennomført i salgsfasen?
-
Tilrettelegg for samhandling i alle ledd av leveransen
Med et ERP-system som er tilrettelagt for samhandling mellom alle ledd, vil de ansatte til enhver tid ha oversikt over prosjektfasene og lønnsomheten i et prosjekt. Det er viktig at timene kommer inn kontinuerlig, innkjøp blir foretatt på riktig tidspunkt, og at det er en enkel totaloversikt som raskt gir en overordnet prosjektstatus. Det gjør arbeidshverdagen til alle parter enklere.
3. Ikke undervurder viktigheten av nøyaktig timeføring
Timeføring er et tveegget sverd. Like mye som det er selve grunnlaget for bedriftens eksistens, er det samtidig mange som ikke kan fordra å skulle timeføre. Bakgrunnen for dette er at det ofte er tungvint å registrere, programvaren som benyttes er utdatert, eller timene føres i Excel hvor det er lett å miste oversikt. Timeføring, av alle arbeidsoppgaver, skal være superenkelt. Verktøyet bedriften bruker for timeføring bør samhandle godt med systemet der prosjektdata ligger. Dette sikrer en sømløs oversikt. I tillegg er det viktig å være godt kjent med fordelene av timeføring, slik at dette blir en motivasjon i seg selv for effektiv prosjektgjennomføring. Klarer man å vurdere effektiviteten av prosjektene, vil det være enkelt å beregne kostnader for fremtidige prosjekter. Dette kan bety kroken på døra for alle tidligere unødvendige forsinkelser og ekstra kostnader. I stedet vil bedriften se økt kvalitet og bedre kundetilfredshet
-
Gode rapporter kan utgjøre store forskjeller
Gode rapporter som viser prosjektstatus er viktig, både for å kunne planlegge riktig og ha kontroll på kostnader og inntekter på prosjektene i bedriften
-
Ta lærdom av gjennomførte prosjekter
Det er lett å nedprioritere en grundig evaluering fordi det er nye, viktigere oppgaver å ta fatt på. Å anerkjenne de prosjektene som lykkes, og forstå hvorfor de lykkes, er en like viktig jobb. Med gode prosjektrapporter og analyser, kan prosjektgruppen ta lærdom av gjennomførte prosjekter. Det er like vikig å lære av suksesshistoriene som det er å ta lærdom av de prosjektene som ikke gikk helt etter planen.
Vil du lære mer om effektiv prosjekthåndtering?
Se opptak av vårt webinar «Kom i gang med skybasert prosjekthåndtering» fra tirsdag 12. mai.
