Muligheten for å automatisere er en viktig årsak til hvorfor mange velger å investere i Visma.net ERP. Virksomheter kan spare mye tid på oppgaver knyttet til regnskap, logistikk, lønn ved å automatisere. Det samme gjelder for de ansatte gjennom utleggsføring, reiseregninger, timeføring og andre former for rapportering.
Hva er egentlig automatisering?
Automatisering er en automatisk reaksjon som trigges av andre hendelser. Som f.eks at hendelse A blir trigget som en reaksjon av hendelse B og C. Dersom man knytter automatisering til programvareverdenen, betyr det at man kan legge bort en rekke manuelle rutiner, enten helt eller delvis, og la systemet gjøre mye av jobben selv.
Hva er det viktigste man kan få automatisert i Visma.net?
Noen av de vanligste og kanskje viktigste prosessene kunder ønsker å få automatisert er inngående fakturaprosess, konteringer av betaling inn/ut, og sending av ordre/faktura.
Ett godt eksempel er inngående fakturaer på flyt. Så snart disse er sendt på flyt og godkjent av attestanter, vil de sendes over til betaling. Derfra kan en rekke fakturaer også automatisk sendes til Visma.net AutoPay, som behandler betalingene, og som kan godkjennes med et passord.
Så snart betalingen er sendt til bank, og bankens godkjenning kommer, vil betalingen registreres mot fakturaen og avslutte fakturaen.
Tilsvarende har vi også på utgående faktura. Visma.net AutoInvoice sender fakturaer til kunder basert på de alternativene som er tilgjengelige; Først leter systemet i ELMA-registeret etter en digital adresse (EHF) for å sende som e-faktura, om dette
ikke er mulig, sjekker systemet om kunden har en e-postadresse, før den til slutt velger postadressen dersom de to andre alternativene mangler. Dermed vil du uansett få fakturaen frem med automatisering, uavhengig av hvilken forsendelsesmetode man bruker.
Så snart kunden har betalt, vil Visma.net AutoPay registrere dette og sende informasjonen til Visma.net Financials, som deretter kobler betalingen mot den åpne fakturaen og avslutter den, samt oppdaterer regnskapet.
Må man benytte seg av automatisering?
Jeg jobber daglig med å implementere Visma.net og rådgir kundene om hvordan de kan utnytte systemet på best mulig måte. Selv om det ligger mange gode muligheter for automatisering i Visma.net, så er det selvsagt mulig i en innkjøringsfase å gjøre mye «på gamle måten», med trykking og kontrollering av leddene. Dette opplever jeg også at kundene gjerne ønsker, at man tar etappevis opptrapping på bruken av automatisering, etter hvert som man blir kjent med systemet og dets oppførsel.
Hva mer kan automatiseres, bortsett fra fakturaprosess og betalinger?
En kan automatisere en rekke oppgaver innen områder som salgsordre, innkjøpsordre, bestillingsforslag og leveranse. Det kan være helt individuelt fra virksomhet til virksomhet hvordan automatiseringene legges opp, hvilken frekvens de har, og hvilke konsekvenser de skal få. Dine behov avgjør hva som er nødvendig og hvor stor del av jobben som skal automatiseres.
Hvor viktig er automatisering for kundene som velger Visma.net?
Det er definitivt viktig. Mange kjøper Visma.net nettopp fordi disse mulighetene ligger der. Både store og små virksomheter ser nytten i å kunne effektivisere ved bruk av automatisering. Mange er veldig glade for at mye nå kan skje av seg selv, uten at man behøver å trigge en handling selv hver gang. Kunder er positive i tilbakemeldingene, og forteller at de knapt trenger å bruke nettbanken mer, eller at de får fristilt tid til å være mer kundeorienterte igjen.
For meg er dette bevis på at automatiseringen i Visma.net er med på å skreddersy en enklere hverdag for virksomhetene i Norge – og det er jo gøy for oss konsulenter også!
Stian Melheim jobber som Visma.net konsulent i Oslo og har ansvar for kundene innen finans og logistikk på Visma.net. Han har bakgrunn fra ulike bransjer, og har blant annet jobbet i EVRY med tett fokus på leveranser innenfor bankstyringssystemer
og integrasjoner. Han jobber i disse dager med implementeringer av kunder i tillegg til å jobbe med support hos Proplan for kunder på Visma.net.
«Jeg tror på en personlig tilnærming til kundene og ønsker å legge til rette for en bedre og mer effektiv hverdag for dem».
