Prosjektstyring i sanntid: Få kontroll før marginene forsvinner
Mange prosjektorienterte virksomheter har mer enn nok data, men mangler innsikten som trengs for å styre lønnsomheten underveis. Med riktig timefangst, prosjektregnskap og rapportering kan du oppdage avvik tidligere, ta bedre beslutninger og få kontroll på prosjektet fra anbud til sluttoppgjør.
Hvor lønnsomt er prosjektet ditt akkurat nå? Og hvor tidlig oppdager du at kostnadene øker eller at timer ikke blir fakturert? God prosjektstyring handler ikke bare om å vite hvordan prosjektet gikk. Det handler om å ha innsikten som gjør det mulig å påvirke resultatet mens det fortsatt pågår.
Prosjektregnskap er ikke nok, du må kunne styre underveis
Prosjektmarginer forsvinner sjelden over natten. De svekkes gjerne gjennom små avvik som ikke blir fanget opp tidlig nok. Timer registreres feil eller for sent, kostnader øker, endringsordre blir ikke fakturert, og prosjektet utvikler seg annerledes enn planlagt.
Når avvikene først blir synlige i prosjektregnskapet, kan det være for sent å gjøre noe med dem.
Prosjektstyring i sanntid handler om å bruke oppdatert informasjon om timer, kostnader, inntekter, fremdrift og prognoser til å følge opp prosjektet mens arbeidet pågår.
Målet er ikke bare bedre rapportering. Det er bedre beslutninger.
Hos Proplan jobber vi med hele sammenhengen mellom prosjektstyring, timefangst, økonomi og innsikt. For det er først når informasjonen henger sammen, at du får et godt grunnlag for å styre lønnsomheten.
- De fleste prosjektorienterte virksomheter har allerede mye data. Utfordringen er å få riktig innsikt til riktig tid, slik at man kan ta grep før marginene forsvinner.
Fra anbud til sluttoppgjør – én sammenhengende prosess
God prosjektstyring begynner lenge før den første timen registreres.
Allerede i anbudsfasen legges grunnlaget for prosjektets lønnsomhet. Kalkylen inneholder forventede inntekter, timer, materialkostnader og eventuelle underleverandører. Når prosjektet starter, bør denne informasjonen kunne brukes videre som budsjett og styringsgrunnlag.
Deretter følger planlegging av ressurser, innkjøp, aktiviteter og fakturering.
Når arbeidet er i gang, må de faktiske kostnadene og inntektene kunne sammenlignes med det som opprinnelig var planlagt.
En gjennomtenkt prosjektstruktur er avgjørende. Ved å organisere prosjektet etter for eksempel fag og aktiviteter kan virksomheten registrere timer, materiell og andre kostnader på riktig nivå.
Da blir det mulig å se ikke bare om prosjektet avviker fra budsjettet, men også hvor avviket oppstår.
Og kanskje viktigst: Hva som kan gjøres med det.
Riktig timefangst er nøkkelen til lønnsomme prosjekter
Timer er en av de viktigste innsatsfaktorene i mange prosjektorienterte virksomheter.
Likevel kan mangelfull timeregistrering føre til feil kostnadsgrunnlag, forsinket fakturering og dårligere oversikt over prosjektets reelle lønnsomhet.
Med Proplan Time kan ansatte registrere timer direkte på riktig prosjekt og aktivitet, også fra mobile enheter.
Timene kan sendes til godkjenning og deretter brukes videre som grunnlag for lønn, prosjektkostnader og fakturering.
Det gir flere fordeler. Prosjektlederen får bedre oversikt over ressursbruken, økonomiavdelingen får et mer oppdatert kostnadsgrunnlag, og virksomheten reduserer behovet for manuell registrering av de samme opplysningene i flere systemer.
For hver time som registreres riktig, blir også grunnlaget for prosjektstyringen bedre.
Fra registrerte kostnader til reell prosjektkontroll
Det er ikke bare timer som må følges opp.
Innkjøp, materialforbruk, underleverandører og endringsarbeid påvirker også prosjektets lønnsomhet. Dersom informasjonen håndteres manuelt eller ligger spredt i ulike systemer, kan det være krevende å få oversikt.
Et typisk eksempel er kostnader fra underleverandører som skal viderefaktureres kunden.
Kostnaden kan være korrekt registrert i regnskapet, men dersom viderefaktureringen ikke blir fulgt opp, risikerer virksomheten å gå glipp av inntekter.
Med gode rutiner og integrerte systemer kan innkjøpsfakturaer knyttes til prosjektet og danne grunnlag for viderefakturering med avtalte påslag.
Tilsvarende er det viktig å registrere endringsordre fortløpende, slik at både budsjett, prognoser og faktureringsgrunnlag blir oppdatert.
Slik handler god prosjektkontroll om mer enn å redusere kostnader. Det handler også om å sikre at virksomheten får betalt for arbeidet som faktisk utføres.
Se hvordan prosjektstyring i sanntid fungerer i praksis
Hvordan kan du koble sammen kalkyler, prosjektbudsjett, timeføring, kostnader og rapportering i én helhetlig arbeidsprosess?
I webinaret «Prosjektstyring i sanntid – slik får du kontroll før marginene forsvinner» viser Ørjan Wick og Anders Eik fra Proplan hvordan prosjektorienterte virksomheter kan jobbe smartere med datafangst og innsikt.
De tar deg gjennom prosessen fra anbud til sluttoppgjør og demonstrerer hvordan integrerte løsninger gir bedre kontroll på timer, kostnader, fakturering og prosjektmarginer.
Riktig innsikt til riktig person
En prosjektleder, økonomisjef og daglig leder trenger ikke nødvendigvis de samme rapportene.
Prosjektlederen ønsker gjerne å vite hvordan prosjektet ligger an mot budsjettet, hvor mange timer som er brukt, og hvilke aktiviteter som påvirker kostnadene.
Økonomisjefen trenger oversikt over inntekter, kostnader, fakturering og likviditet.
Daglig leder ønsker gjerne et samlet bilde av virksomhetens prosjektportefølje, lønnsomhet og utvikling.
Med rollebasert rapportering kan informasjonen tilpasses den enkelte bruker.
Gjennom verktøy som Power BI kan data fra ulike systemer samles i oversiktlige rapporter og dashboards. Da blir det enklere å følge utviklingen, undersøke avvik og identifisere hvilke prosjekter eller aktiviteter som trenger oppmerksomhet.
God innsikt handler heller ikke bare om å se historiske tall. Ved å jobbe systematisk med prognoser kan prosjektlederen vurdere forventet sluttresultat og gjøre korrigerende tiltak underveis.
Det er forskjellen på å rapportere hva som har skjedd, og å bruke informasjonen til å påvirke hva som skjer videre.
Fra prosjektdata til nye muligheter med AI
Når virksomheten har kontroll på datagrunnlaget, åpner det seg også nye muligheter.
Med AI-verktøy som kan kobles til forretningssystemene, kan det bli enklere å analysere prosjektinformasjon og stille spørsmål direkte til egne data.
Hvorfor har kostnadene økt i et bestemt prosjekt? Hvilke leverandørfakturaer er registrert? Hvordan utvikler lønnsomheten seg sammenlignet med andre prosjekter?
Gjennom løsninger som AI Connect kan virksomheter utforske slike spørsmål ved hjelp av kunstig intelligens.
Men også her er kvaliteten på dataene avgjørende. AI kan gjøre informasjonen mer tilgjengelig, men kan ikke erstatte behovet for korrekt registrering, gode rutiner og en gjennomtenkt prosjektstruktur.
Best på prosjekt og time – fordi vi ser hele sammenhengen
Hos Proplan er prosjektstyring og timefangst et av våre viktigste satsingsområder.
Vi kombinerer egenutviklede løsninger som Proplan Time med ERP-systemer, integrasjoner, rapportering og rådgivning.
Det betyr at vi ikke bare ser på hvordan timer skal registreres eller hvordan et prosjektregnskap skal settes opp. Vi ser på hele arbeidsprosessen, fra kalkyle og planlegging til gjennomføring, fakturering og økonomisk oppfølging.
For noen virksomheter handler det om å få bedre kontroll på timene. For andre handler det om mer avansert prosjektstruktur, automatisering av faktureringsrutiner eller bedre innsikt i prosjektporteføljen.
Løsningene vil variere, men målet er det samme: At informasjonen registreres riktig, flyter mellom systemene og blir tilgjengelig for dem som trenger den.
Og vi vet at teknologien alene ikke er nok.
Det er samspillet mellom mennesker, arbeidsprosesser og systemer som skaper resultatene.
Derfor kombinerer vi teknologikompetansen vår med rådgivere som forstår utfordringene i prosjektorienterte virksomheter, og som kan bidra både med implementering, videreutvikling og løpende oppfølging.
Hvor god kontroll har du på prosjektmarginene dine?
Vet du hvilke prosjekter som er mest lønnsomme akkurat nå? Hvor kostnadene øker? Eller hvor mye som ligger klart til fakturering, men ennå ikke er fakturert?
Hvis svarene krever manuell sammenstilling fra flere systemer, kan det være et tegn på at virksomheten har mer å hente på prosjektstyringen.
Vi hjelper deg gjerne med å se på hvordan timefangst, prosjektregnskap, integrasjoner og rapportering kan fungere bedre sammen.
