Slik driver du effektiv timeregistrering
Alt du må vite om timeføring før du bestemmer deg for nytt timeregistreringssystem.
Tid er penger. Det er helt kritisk å ha et godt system for timeregistrering, slik at de ansatte kan bruke mest mulig tid på å faktisk jobbe. Men hva bør du egentlig se etter i et slikt system – hva er viktig for din bedrift?
Proplan Time har over 30 000 brukere, daglig. Les mer her.
Hvorfor er effektiv timeregistrering viktig?
Grunnene er mange! Men la oss nevne fem av de viktigste:
- Rask timeføring gir en enklere hverdag – og fornøyde ansatte
- Ledere og administrasjon får god oversikt. Sparer tid på kontroll, godkjenning også videre
- Økt kvalitet i datagrunnlag for rapportering
- Tillegg og saldoer beregnes automatisk – minsker risiko for feil
- Løpende timeføring fører til mer korrekt timeføring med høy datakvalitet
Med denne løsningen har vi fått satt opp gode regler for beregning av lønn basert på tariffer. Det reduserer tidsbruken betraktelig. Proplan Time oppdaterer også prosjektregnskapet i Visma net kontinuerlig. Det gjør at vi kan styre prosjektene mye mer effektivt.
3 viktige fordeler et godt timeføringssystem gir deg
Den aller største fordelen er at et moderne timesystem sikrer at bedriften jobber i henhold til arbeidsmiljøloven.
I tillegg kommer disse:
Tidsbesparende
Rask timeregistrering effektiviserer arbeiderne og reduserer tidsbruk for ledere og administrasjon.
Datakvalitet
Timeføring sikrer høy datakvalitet, gir deg presisjon i rapporteringen og bedre underlag for beslutninger.
Automatiserer
Et godt timesystem automatiserer generering av tillegg og prosessene mot fakturering og prosjektregnskap.
Hvem bør ha et timeføringssystem?
Vel, i teorien: Alle. Alle bedrift er pålagt å føre timer.
Men særlig bedrifter hvor en høy andel av omsetningen er timer (ikke varer) vil ha stor nytte av å vite hva interne timekostnader medgår til for å analysere innsatsfaktorer i forhold til avanse.
Hva bruker vi og hva tjener vi på ulike operasjoner i virksomheten? Hva er lønnsomt av det vi driver med, og hva tjener vi ikke på?
Kontroll på timene kan bidra til at bedriften får en høyere operasjonell effektivitet, og dermed økt konkurranseevne og større markedsandel. Timeforbruket er ofte en viktig faktor i å måle kostnader mot inntekt.
Enkel timeregistrering er viktig for de ansatte
I bedrifter hvor arbeidstakere er mye ute «i felt», er det særlig viktig å ha en god flate for kommunikasjon mellom selskap og ansatt. Et godt timeføringssystem vil gjøre at timeregistreringen skjer effektivt, og at de ansatte selv har oversikt over saldoer på flex, ferie, egenmeldt fravær og lignende – uten å måtte spørre leder eller administrasjon.
Tre tegn på at din bedrift trenger et nytt system for timeregistrering
- Hovedmengden av inntekten deres er timebasert
- Føring av timer er tidkrevende i dag
- Dere har mye manuelt arbeid med å få timene inn i lønns-, faktura- og regnskapssystemene
Hvorfor er gode integrasjoner så viktig?
Timesystemet er ingenting alene. Det er helt avhengig av gode integrasjoner.
Systemet integreres ofte både mot et ERP-system og et lønnssystem. Og enkelte systemer kan også integrere med et HR/personalsystem og importere timer fra tredjepartsløsninger.
Det er helt avgjørende med gode integrasjoner, som gir toveis dataflyt for korrekt og oppdatert informasjon i begge systemer, dobbeltarbeid reduseres og kvaliteten øker. Med gode integrasjoner inn i finans/økonomisystemet vil regnskap og rapportering være løpende oppdatert, og det kan også settes om automatikk mot faktureringsprosesser.
Integrasjon mellom timeregistrering og lønnssystem
Timesystemet bør med integrasjon kunne hente ansatte, lønnsarter og fraværskoder fra lønnssystemet. Etter timer og andre variable tillegg og utlegg er registrert, følger det som regel en godkjenningsprosess i ett eller flere nivå og gjerne en kontrollfunksjon av lønnsansvarlig. Eksporten til lønnssystemet har tradisjonelt vært i form av en fil-import. Nyere skyløsninger som Payroll, Tripletex, Dynamics 365, Poweroffice og 24 Seven er bedre tilrettelagt for integrasjon og der overføres variabel lønn og fravær via såkalt API (integrasjon).
Integrasjon ERP og økonomisystem
For mange prosjektbaserte virksomheter vil det være essensielt å ha integrasjon mot økonomisystemet. Den vanligste typen integrasjon.
Hva integrerer vi inn fra økonomisystemet?
Lese grunndata fra økonomisystemet avhengig av hvordan ERP-løsningen er satt opp. Eksempler på data som integreres inn er prosjekter, aktiviteter, kunder, avdeling, maskiner, ansatte og frie dimensjoner.
Noen ERP-system har egne prosjektmoduler, og da er det også vanlig å lese tilgangsstyringen og prosjektledere/godkjennere inn til timesystemet. De fleste større ERP-systemer som Dynamics Axapta, Navision og de nye skyløsningene dere Dynamics 365 og Business Central, Visma net ERP har egne prosjektmoduler som konfigureres, og da er det viktig at timesystemer gjenspeiler dette.
Integrasjon fra timesystemet til økonomisystemet
Hvordan integrasjonen tilbake til økonomisystemet fungerer, avhenger av om ERP-systemet har en prosjektmodul eller ikke. Eldre, jordbaserte økonomisystemer som Visma Business og Visma Global har ikke har en prosjektmodul. De har to importmuligheter for timer med kalkulatorisk kost inn i prosjektregnskapet og timer til ordre for fakturering. I større eller nyere ERP-systemer, som Visma net ERP og Business NXT, som har en prosjektmodul, overføres bare timene inn i prosjektmodulen, og så er det oppsettet i prosjektmodulen som avgjør hva som skjer videre.
Integrasjon personalsystem
Personalsystemet er fremtidens masterdata for jobbsøkere, ansatte, innleide, kompetanse og organisasjonsstrukturer. Et timesystem bør kunne integrere og hente denne type masterdata fra personalsystemet, i tillegg til kostnadsbærere fra finans.
Noen bedrifter foretrekker å godkjenne og følge opp fravær i personalsystemet. Da vil en integrasjon som henter fravær- og saldoer fra timesystemet inn i personalsystemet være ønskelig. Godkjent fravær bør igjen kunne integreres tilbake til timesystemet og til slutt havne over i lønnssystemet via integrasjon.
Les mer om Proplans personalsystem Proplan HRM
Integrasjon bransjesystemer
I noen tilfeller kan det også være behov for å integrere det med et bransjesystem som har timer som en del av oppgavene som utføres. Det kan da være ønskelig å hente timer inn i timesystemet og supplere med variabel lønn og fravær og godkjenning.
Hvilke typer system for timeregistrering finnes?
De mest utbredte systemene i entreprenørbransjen:
De mest utbredte systemene i industribransjen:
Hva koster det?
Enkle behov kan løses av billige systemer. Mer komplekse behov krever mer kostbare systemer.
Behovene til timeregistreringssystemet vil vokse etter hvert som bedriften vokser. Tilsvarende vil behovet for å automatisere øke når antall ansatte øker. Integrasjoner driver kostnadene opp, og er viktig etter hvert som selskapet øker.
Prisene kan variere fra tjue til over hundre kroner per bruker i måneden.
Enkelte timesystemer har også prismodeller der prisene avhenger av hvilke typer brukere en kjøper. En vanlig bruker kan være rimelig, men ledere, prosjektledere og superbrukere kan ha andre priser.
Ofte er prisene også avhengig av hvilke moduler en trenger. Enkle behov betyr lav pris. Større krav og flere moduler betyr høyere priser.
Les også: Dette må du vite om opplæring i Proplan Time
Husk å gjøre hele regnestykket når du skal ha et nytt system for timeregistrering
Husk alltid at du i stedet for å se på prislappen, bør prøve å gjøre hele regnestykket. Se på hvilke kostnader og besparelser løsningen kan gi dere. Det som virker som en dyr investering vil faktisk svært ofte betale seg selv som følge av som følge av økt effektivisering og synergieffektene med de andre systemene dere bruker.
Dette er det du betaler for:
- Workshop
Disse møtene danner grunnlaget for den videre prosessen og innebærer endring av etablerte rutiner. Her vil konsulent foreta en kartlegging og forventningsavklaring for å sikre at løsningen blir tilpasset bedriften på best mulig måte. - Konfigurasjon/oppsett
Basert på resultatene av workshop settes programvaren opp. De ulike modulene må konfigureres i henhold til deres behov. - Konvertering av data
Import av grunndata som er nødvendig for systemet. - Testing og justering
Etter at systemet er implementert vil kunden og leverandøren ha løpende dialog og kontinuerlig gjøre eventuelle justeringer. - Opplæring
For at de ansatte både skal være motivert og i stand til å raskt ta i bruk de nye mulighetene, er det viktig med god opplæring.
Hva skal jeg se etter i et timeføringssystem?
Vi har drevet med timeføring i over 30 år, og kjenner de fleste bransjers smerter og behov. Vi vet om de vanligste feilene ved implementering av nytt timesystem.
Vår erfaring tilsier at dette er det du bør se etter når du skal velge system:
- Gode toveisintegrasjoner mot lønns- og økonomisystem
- Brukervennlighet, et moderne grensesnitt og en god app
- HR-funksjonalitet
- At systemet håndterer variable tillegg
- Støtte for føring mot andre dimensjoner som maskin, kontrakt, type arbeid, aktiviteter og lignende
- Automatisk beregning av ulike tillegg
- Gode, administrative skjermbilder til å kontrollere og kvalitetssikre registreringer og godkjenninger
- At leverandøren har høy, helhetlig kompetanse. Altså ikke bare på timeregistreringssystemet, men også prosessene timene er knyttet til og lover og regler rundt dette
