Med Visma Business har de fått en logistikkløsning på høyt nivå.
Egersund Herøy er et moderne trålerverksted som produserer, reparerer og selger fiskeredskap til alle typer trålere. Etablert i 1999 og med 15 ansatte holder de til på Mjølstadneset industriområde med stort lager og landets lengste produksjonshall for trål og not. De er 100 % eid av Egersund Group som med sine mange datterselskaper er en totalleverandør innen fiskeri, havbruk og relatert handel. I 2010 startet prosjektet med å implementere Visma Business Logistikk i bedriften. Dette har ført til bedre lager- og økonomistyring, spart tid og en enklere arbeidsdag for brukerne.
Daglig leder, Vidar Knotten, er godt fornøyd med løsningen fra Visma, levert av Proplan. ”Dagens logistikkløsning omfatter hele vår vareflyt fra varer kommer inn, via ordreproduksjon og til kunden faktureres. Vi jobber i stor grad 
prosjektbasert og kan knytte varer og timer opp mot de ulike trålerprosjektene. På denne måten er det enkelt å se totalkostnad per prosjekt og få frem eventuelle avvik.”
”Dagens logistikkløsning omfatter hele vår vareflyt fra varer kommer inn, via ordreproduksjon og til kunden faktureres.»
Strekkoder og PDA
Tidligere ble Visma Business kun benyttet til fakturering og bokføring, og på lagersiden hadde man bare et enkelt vareflytsystem. I dag derimot har alle varer på lager strekkoder og de ansatte benytter seg at PDA med strekkodeleser for å registrere både varer og timeforbruk knyttet til den enkelte ordre. Med tilpassede skjermbilder kan de ansatte dermed jobbe direkte i Visma Business på sin PDA og få en nøyaktig og umiddelbar oppdatering. ”Vi sparer mye tid med den nye løsningen. I det tråleren legger fra kaien her, går fakturaen i posten. ”, forklarer Knotten.
«Vi tilpasset systemet etter våre krav og behov. Det betyr at vi i dag har et meget brukervennlig arbeidsverktøy.»
Tilpassninger ga brukervennlighet
Ved prosjektoppstart hadde bedriften sterke meninger om hvordan systemet skulle se ut og hvordan skjermbildene skulle utformes. Alle de ansatte ble informert i forkant og de forpliktet seg til å være med på vesentlige omlegginger av rutinene. Vidar Knotten forteller: ”Sammen med konsulenten fra Proplan og en nyansatt logistikkansvarlig fikk vi tilpasset systemet etter våre krav og behov. Det betyr at vi i dag har et meget brukervennlig arbeidsverktøy. Det er alltids noen utfordringer i forbindelse med innføring av nye rutiner men jeg synes det generelt sett har gått over all forventning.”
God implementeringsprosess
Thore Thengs, IT ansvarlig på konsernnivå, var også dypt involvert i prosjektet. ”Da behovet oppstod tok vi kontakt med Proplan og de arrangerte et referansebesøk hos en av sine kunder i Oslo. Da så vi hvordan systemet kunne fungere i praksis og være til fordel for oss.” Underveis i prosessen var Thengs til stede ute hos bedriften og jobbet tett sammen med daglig leder, logistikkansvarlig og Proplan konsulent. ”Vi jobbet intensivt noen dager på våren 2010 for å få satt opp løsningen, deretter jobbet konsulenten videre via fjernstyring. Etter en fullstendig gjenoppbygging av produktbasen tok vi systemet i bruk for fullt over sommeren.” Etter en innkjøringsfase tok de også i bruk Visma CRM for å få god oversikt på kunderelasjonene, tilbudshåndtering og dokumentlagring. ”Å kunne gi kundene raske svar på sine henvendelser om ordrehistorikk, tilbud eller annet er verdifullt.” fremhever Thengs.
”Å kunne gi kundene raske svar på sine henvendelser om ordrehistorikk, tilbud eller annet er verdifullt.”
Veien videre
Egersund Group består av nesten 20 selskaper og det er sannsynlig at flere vil følge Egersund Herøys eksempel. ”Per i dag benytter alle våre selskaper noen grunnprogrammer fra Visma (økonomi, lønn, dokumenthåndtering), men det er fortsatt rom for at flere av våre selskap kan ha nytte av en mer avansert logistikkløsning.” bekrefter Thengs.
”Det er godt å slippe å tvile på om priser og varelagre er korrekte. Samtidig som vi bruker minimalt med tid på å etterkontrollere.»
Ingen tvil lenger
I dag er de nye arbeidsrutinene godt etablert og de ansatte har fått den kontrollen de tidligere savnet. ”Det er godt å slippe å tvile på om priser og varelagre er korrekte. Samtidig som vi bruker minimalt med tid på å etterkontrollere. Det hender jo fortsatt at menneskelig svikt kan føre til feil, men siden det blir logget hvem som har gjort hva er det enkelt å se hvor feilen oppstod. Så nå er det ikke mulig å ”gjemme” seg lenger…” Vidar Knotten oppsummerer: ”Enklere arbeidshverdag. Full kontroll. Tidsbesparinger. Det er ikke tvil om at denne investeringen har lønnet seg.”
