Optimalisert timefangst for offshorenæringen med Proplan Time.
AF Offshore Mollier er et ledende kompetansesenter innen HVAC (Heating, ventilation & air-conditioning) systemer for offshorenæringen og har ca. 90 ansatte på ulike prosjekter. De har blant annet langsiktige kontrakter med Statoil og ConocoPhilips. Bedriftens utfordring var å få oversikt på timer og føre dem på rett prosjekt, utnytte årsverkene optimalt, holde orden på den variable offshorelønnen samt redusere tiden som ble brukt på timeføring og lønnshåndtering. Med Proplan Time er disse utfordringene løst.
Jeg møter lønnssjef Marit Sirevåg og controller Per Anton Hauge for en prat om hvordan innføringen av nytt timefangstsystem har hjulpet bedriften. De forteller om hvordan prosjektet startet for litt over 1 år siden. ”Den gang brukte vi mye tid på å kontrollere timeføring, lønn og viderefakturering, og hadde utfordringer i forhold til god rapportering.” forteller Hauge. Det ble besluttet å se etter potensielle leverandører av timefangstsystem som kunne løse følgende:
- Vekk med fysiske timelister på papir
- Godkjenning av timer på prosjektnivå (Komplisert prosjektstruktur)
- Redusere tid/ressurser benyttet på time/lønn
- Unngå dobbeltregistrering
- Enklere for brukerne å føre timer korrekt
- Tilfredsstillende rapportering
”Grunnen til at vi begynte å se nærmere på Proplan Time var at vi ble invitert på et kort frokostseminar om løsningen. Vi hadde allerede et kundeforhold til Proplan gjennom lønnssystemet vi brukte. Etter presentasjonen så vi at dette kunne være løsningen for oss og startet samarbeidet med Proplan.” forteller Sirevåg.
«Vi slipper unna alt dobbeltarbeidet.»
Mye tid og arbeid spart
Marit Sirevåg som er ansvarlig for lønnshåndteringen i bedriften kan fortelle at arbeidet har blitt betydeligere enklere etter innføringen av Proplan Time. ”For det første slipper vi unna alt dobbeltarbeidet. Når en ansatt har registrert timene sine blir de videresendt til personen som skal godkjenne før data overføres automatisk til lønnsystemet. Da timene er registrert på rett prosjekt fra starten av går informasjonen direkte videre til fakturagrunnlaget i økonomisystemet.”
En komplisert prosjektstruktur var en av hovedutfordringene i prosjektet men det viste seg å være et mindre problem enn forutsett. ”I tillegg er systemet tilpasset slik at den ansatte kun får anledning til å føre timer på prosjekter hun eller han jobber på. Brukerne blir dermed styrt til å gjøre de korrekte valgene når timene registreres og vi unngår feil som må rettes opp i etterkant.” forteller Sirevåg fornøyd. Fra å bruke flere dager på hver lønnskjøring er dette nå redusert ned til en dag.
Brukerne er fornøyde
Når jeg spør om hvordan de ansatte mottok nyhetene om et nytt timefangstsystem må Mollier innrømme at en del var litt skeptiske. Hauge forteller: ”Ikke alle våre ansatte er spesielt IT-kyndige så noen var litt reserverte da systemet ble presentert. Det morsomme var at under presentasjonen tok en av de ansatte ordet og fortalte at han allerede hadde brukt systemet i forbindelse med en jobb hos en kunde. Han kunne konstantere at dette systemet var ”genialt enkelt” og mye enklere enn det forrige. Det ga en ekstra trygghet til de ansatte og i etterkant har tilbakemeldingene bare vært gode.”
«Ved hjelp av rapporten kan vi nå styre sysselsettingen detaljert og dermed få en optimal utnyttelse av ressursene”
Skreddersydd rapportering
En av de virkelig store fordelene for Mollier er på rapporteringssiden. De vanlige ferie- og fraværsrapportene gir god oversikt men det er den skreddersydde ”Sysselsettingsrapporten” som er spesielt viktig. ”Denne rapporten gir oss mulighet til å overvåke årsverket på hver enkelt offshoreansatt. Det er nemlig viktig at alle ansatte jobber så tett opptil 100 % av estimert årsverk. Vi ønsker å unngå at noen ansatte jobber veldig mye ekstra og andre mye mindre. Ved hjelp av rapporten kan vi nå styre sysselsettingen detaljert og dermed få en optimal utnyttelse av ressursene”. forteller Sirevåg. ”En av våre ressursstyrere i Bergen klappet i hendene da han fikk presentert rapporten” skyter Hauge inn. ”Det ble helt klart en enklere hverdag for han personlig, samt at dette påvirker bedriftens resultat positivt”.
«Datakvaliteten har økt jevnt siden prosjektet startet. Vi kan vel si at den har gått fra 30 % til 99 %.»
Utviklingen videre
Selv om Proplan Time i dag er godt innarbeidet i bedriften er timeprosjektet fortsatt levende. ”Vi trodde vi hadde en klar idé om behovene våre da vi startet, men vi ser jo stadig nye muligheter for utvidet bruk og videreutvikling. Datakvaliteten har økt jevnt siden prosjektet startet. Vi kan vel si at den har gått fra 30 % til 99 %. Så da er det jo fortsatt 1 % igjen vi kan jobbe med.”, sier Hauge smilende. Mollier vil etter hvert gjøre en totalevaluering av skjermbilder og rutiner og se om de ikke kan justere systemet ytterligere for å oppnå gevinster. Med både økonomi-, lønn-, time- og andre relaterte systemer integrert ligger bedriften langt fremme når det gjelder å automatisere og effektivisere driften. ”Vi har nok vært en krevende kunde for Proplan med stadig nye krav og ønsker til dere. Men samtidig er det jo det som driver utviklingen av løsningen videre”. avslutter Hauge. Og dette kan Proplan absolutt være enige i – vi er takknemlige for de utfordringene Mollier har gitt oss muligheten til å løse.
