Proplan Time gir ASCO en sømløs og effektiv arbeidsflyt i bedriften.
Samarbeidet mellom Proplan og ASCO har vært et godt forhold over flere år. Gjennom Proplan har ASCO SuperOffice som kundesystem, Visma Global som økonomisystem, Huldt & Lillevik Lønn som lønnssystem og Proplan Time som Timeregistreringssystem.
ASCO Norge AS, ett selskap i ASCO Group konsernet, ble etablert på Sola Havn i 1994. ASCO tilbyr totale logistikkløsninger til oljeindustrien og deres kundeportefølje består i dag av BP, Talisman Energy, BG og Lundin. De har også flere kunder innen mud og veskebehandling. De leverer i dag basetjenester på flere lokasjoner i Norge, blant annet Sandnessjøen og Kristiansund.
ASCO har i løpet av sine 18 år i Norge bygget opp en organisasjon med dyktige og fleksible medarbeidere med lang erfaring innenfor materialkoordinering, lagerstyring, lasting/lossing, fartøykoordinering etc. De er i dag 130 ansatte. Samarbeidet mellom Proplan og ASCO har vært et forhold over flere år. Gjennom Proplan har ASCO SuperOffice som kundesystem, Visma Global som økonomisystem, Huldt & Lillevik Lønn som lønnssystem og Proplan Time som Timeregistreringssystem.
Fra manuell timeføring til effektive prosesser.
ASCO har de en rekke ulike arbeidsområder, og derfor mange forskjellige lønnsarter, timearter og prosjekter som er aktive. ASCO valgte for flere år siden at Proplan Time var programvaren de trengte for å forenkle timeprosessene i bedriften. De har nå gått fra manuelle timelister og timevis med punshing til effektiv webregistrering av timer og sømløs integrasjon av timer og prosesser med enkle tastetrykk.
Regnskapsmedarbeider Sigrid Bellesen i ASCO utdyper; «Når jeg startet i ASCO sommeren 2011 var det allerede tatt et valg om at Proplan Time skulle inn i bedriften, og det ble jeg som fikk ansvar og ble prosjektleder for implementeringen internt i ASCO.» Konsulent Mari Rugeldal i Proplan AS deltok i oppstartsfasen og implementering av Proplan Time sammen med Bellesen. «Sammen med Mari gikk vi gjennom hvilke prosesser som var viktige for oss og hva vi ønsket og krevde fra Proplan Time. Jeg deltok selv i stor grad med implementeringen av systemet for å forstå og å lære så mye som mulig selv. Jeg er i dag superbruker av Proplan Time i ASCO, og har mine kollegaer spørsmål, er det meg de kommer til.»
I Proplan Time er det muligheter for å skreddersy egne rapporter tilpasset din bedrift og dine behov. Dette har ASCO tatt i bruk og er noe de er spesielt fornøyd med. Bellesen beskriver et eksempel. «Med hjelp fra Proplan har vi lagetflere rapporter som er tilpasset for oss. Blant annet bruker vi flere avdelingsvis rapporter som viser differanser på timer, måned og overtid».
«Det er enkelt å føre timer og det er lett å skille mellom ulike aktiviteter og prosjekter.»
Brukervennlig løsning for de ansatte
Proplan Time har fokus på at det skal være brukervennlig og greit å bruke. I ASCO har de ansatte gitt uttrykk for at Proplan Time fungerer veldig greit, og de er veldig fornøyde med dagens løsning. «I ASCO har vi mange forskjellige lønnsarter og timearter. Vi har mangfoldige aktiviteter og prosjekter rullerende parallelt med hverandre. Derfor er det viktig med en god måte å føre timer på. Proplan Time er enkelt å lære og forstå, og brukerne har ikke trengt mye innføring før de fikk det til på egenhånd. Tilbakemeldingene generelt er at systemet gir en god oversikt, det enkelt å føre timer og det er lett å skille mellom ulike aktiviteter og prosjekter.»
Fortløpende timeregistrering
Hos ASCO bruker de registrering på web og har satt gode rutiner og retningslinjer for timeføringen. Bellesen utdyper videre; «Vi har valgt å føre timer på web. Dette går egentlig veldig greit. Vi ønsker at de ansatte skal føre timene sine fortløpende etter endt arbeidsdag eller endt aktivitet, og de fleste gjør dette. Men det finnes selvsagt unntak. Vi har en avdelinger hvor 12 mann sitter med en felles pc, og da er det mye forlangt at alle skal føre timene sine etter endt aktivitet eller arbeidsdag. Å stå i kø med pcen gagner ingen. Kravet er vel at alt skal være riktig ført innen hver uke, og dette fungerer på en god måte.
Ved å forstå prosessene sparer Proplan tid for kunden.
I Proplan legger vi stor vekt på at vi skal forstå kundens prosesser og arbeidsmetode for å best mulig kunne bidra med hva kunden trenger. Bellesen opplever Proplan som en god samarbeidspartner «Samarbeidet fungerer som det skal. Jeg får god respons når jeg trenger noe. Det er allikevel sjeldent jeg trenger hjelp til oppsett eller endringer. Systemet er svært brukervennlig og enkelt å bruke. De gangene jeg trenger hjelp, er kontaktpersonene i Proplan effektive med bistand. Jeg opplever Proplan som en ryddig og dyktig samarbeidspartner. Jeg forholder meg stort sett til mine faste kontaktpersoner, som både kjenner meg, bedriften, historien og programvaren.»
«Det handler om effektivisering, og gjennom Proplan har vi fått muligheten til det.»
Bellesen oppsummerer sitt inntrykk; «Poenget mitt er at vi sparer eller frigjør mye tid. Det handler om effektivisering, og gjennom Proplan har vi fått muligheten til det. Jeg har i hvertfall mye mer tid til overs og kan bruke tiden min mer effektivt.
