Fra manuelle rutiner til moderne effektivitet med totalløsning fra Proplan
De ansatte i Bertelsen & Garpestad bygger vei så det suser og har opplevd sterk vekst de siste årene. For å holde tritt med det økte aktivitetsnivået har de innført en rekke nye interne systemer som gir dem bedre kontroll og en mer effektiv hverdag. Økonomisjef, Cathrine Godal Brunvoll, deler gjerne sine erfaringer rundt implementeringen av Visma Business, Visma Lønn og Proplan Time.
Bertelsen og Garpestad AS, etablert i 1959, er et ledende maskinentreprenørfirma innen bygg og anlegg. Firmaet omsetter årlig for ca.300 millioner og har 95 ansatte. Selskapet er en del av BG Gruppen. Hovedkontoret ligger i Egersund og konsernet er et av de største lokaleide selskapene i Egersund. «Største andelen av vår virksomhet er å bygge vei» oppsummerer økonomisjef, Cathrine Godal Brunvoll.
Behov for et løft
Brunvoll ble ansatt for et par år siden på et tidspunkt hvor det var behov for et løft når det gjaldt interne systemer. Firmaet hadde opplevd sterk vekst og de manuelle rutinene med mye papirarbeid gjorde det utfordrende for administrasjonen på tre personer å holde tritt. «Med den 
erfaringen jeg hadde fra tidligere arbeidsgiver var det naturlig for meg å ta tak i effektivisering og modernisering av interne rutiner og systemer.»
«Det at Proplan er en av Norges største Vismaforhandlere samt at de kunne levere et timeverktøy med god integrasjon mot Visma Business og Visma Lønn var avgjørende for valget.»
Integrasjon og tilgjengelighet
Både økonomi-, lønn- og timeregistreringssystem var blant det som måtte på plass. Det ble klart tidlig i prosessen at Vismasystemene for økonomi og lønn var det de ville gå for. Brunvoll hadde fra før av god erfaring med Visma fra tidligere arbeidsgiver. Når det gjaldt timesystem vurderte de flere systemer, men to av de viktigste punktene var at alt måtte være integrert og lett tilgjengelig. Både økonomi, lønn og timefangst måtte fungere sammen som ett system og registrering via web ville gjøre tilgangen enklere for brukerne.
«Konsulenten evnet å forstå helhetsbildet av vår situasjon.»
Valget falt på Proplan – både som forhandler av Visma og som utvikler at timesystemet Proplan Time. «Det at Proplan er en Visma Platinum forhandler samt at de kunne levere et timeverktøy med god integrasjon mot Visma Business og Visma Lønn var avgjørende. I tillegg fikk jeg et godt inntrykk av konsulentsjefen, Ørjan Myhr, som evnet å forstå helhetsbildet av vår situasjon» forteller Brunvoll.
Stegvis implementeringsprosess
Prosessen startet med økonomisystemet Visma Business. Konsulenten hos Proplan, Sven Garborg, satt opp løsningen og hadde ansvaret for konverteringen av all data fra gammelt til nytt system. «Vi var veldig fornøyde med denne prosessen. Sven gjorde en meget grundig jobb med tanke på alle transaksjonene som skulle overføres.» Neste steg i prosessen var å få satt opp Visma Lønn og deretter Proplan Time.
«Når det gjelder timeføring i vår bedrift er det en ganske komplisert sak. Det er mange ulike typer lønnstillegg å forholde seg til og vi opererer dessuten med maskinregnskap slik at timer skal føres på de ulike maskinene og prosjektene våre.» forklarer Brunvoll. For å sikre en løsning som fungerer optimalt kan slike prosesser gjerne være krevende i en periode. Det var flere utfordringer og faktorer som måtte tas hensyn til for å spesialtilpasse løsningen. I dag har Bertelsen & Garpestad en løsning som er skreddersydd deres behov. Timesystemet er godt integrert med både økonomi- og lønnssystem, noe som gir enkel lønnkjøring og oversiktlige rapporter.
Fortsatt mange muligheter
Bertelsen & Garpestad ser fortsatt muligheter til å videreutvikle systemene. «Når det gjelder regnskapssystemet er vi i gang med å teste en utleiemodul i Visma Business. Den vil gjøre det enklere å drive internutleie av ulike type utstyr til prosjektene våre. I tillegg ble jeg veldig glad da jeg så den nye mobilregistreringsmodulen for Proplan Time som nettopp ble lansert. Den ønsker vi å gå i gang med. For våre ansatte som stort sett er ute på diverse anlegg vil timeregistrering via mobil gjøre hverdagen enda enklere.» Bedriften har også vært proaktive når det gjelder å ta i bruk andre effektiviserende løsninger. «På økonomisiden har vi gått i gang med Visma Dokumentsenter som gjør dokumenthåndteringen mer effektiv, samt at vi akkurat har fått satt opp Visma Rapportering. Dette vil gi oss bedre kontroll på prosjektregnskapet. Dokumenthåndteringen i øvrige selskap i konsernet gjøres også i Visma Dokumentsenter via Visma Approval. Neste steg er å ta i bruk Visma AutoInvoice for sending og mottak av eFaktura rett i økonomisystemet.»
«All informasjon lett tilgjengelig, bedre oversikt og rapporter som er løpende ajour, er det beste vi har fått ut av denne prosessen.»
Omstillingsprosess over all forventning
Firmaet har vært gjennom en enorm omstillingsprosess med tanke på at de for et par år siden baserte det meste av arbeidet sitt på manuelle rutiner og papir. Vi spør økonomisjefen hvordan dette egentlig har vært?: «Det har faktisk gått over all forventning. Alle medarbeiderne på attestasjons/godkjenningsnivå har tilpasset seg endringene raskt og jeg får mange gode tilbakemeldinger. Vi har hatt fokus på internopplæring og gode veiledninger, noe som har gitt resultater. En enklere hverdag med all informasjon lett tilgjengelig, bedre oversikt og rapporter som er løpende ajour, er det beste vi har fått ut av denne prosessen.»
