Full kontroll på lager og logistikk
Bygg & Industrisalg AS er en bedrift som har spesialisert seg på alt innen arbeidsklær, verneutstyr og industri/elektroverktøy. Med over 6,5 millioner ulike produkter er det klart at kontroll på logistikk og varelager er essensielt. Med Visma Business har de fått bedre logistikk, lavere feilprosent og økt effektivisering.
Vi tar en prat med Jarle Solgård, daglig leder, om hvordan prosessen med innføring av nytt system har vært. «Siden oppstarten i 2009 har vi vokst jevnt og etter noen år ble det tydelig at vi hadde vokst ut av vårt gamle system Mamut. Vi trengte et nytt system som både gjorde jobben vår enklere og som kunne skreddersys til vår arbeidsmåte.» Valget falt på Visma Business og Proplan som leverandør.
«Sammen med konsulenten fra Proplan har vi fått satt opp et system som fungerer godt og tilfredsstiller våre behov.»
Fokus på logistikken
«Hovedfokuset for oss har hele veien vært logistikk og lager, og vi hadde en god idé om hva vi ønsket oss av det nye systemet.» forteller Solgård. En av de mest omfattende operasjonene bedriften gjør, er den årlige varetellingen. Det var særlig her at det tidligere systemet sviktet og det kunne bli tungvint og mye feil. Nå vil denne jobben bli mye enklere, spesielt når de snart skal ta i bruk scannere i kombinasjon med Visma Business. Det vil gi en betydelig effektiviseringsgevinst. «Sammen med konsulenten fra Proplan har vi fått satt opp et system som fungerer godt og tilfredsstiller våre behov.»
«Mine beregninger viser at vi har klart å øke dekningsbidraget pga optimalisering rundt prisjustering.»
Gode rutiner gir økt dekningsgrad
Bygg & Industrisalg har hele veien lagt vekt på å etablere gode rutiner og finne måter å effektivisere arbeidet på. De har blant annet fått hjelp til å skreddersy systemet til å bli mest mulig «idiotsikkert». Det vil si at det er innebygget en del «sjekkpunkter» i kritiske deler av prosessene slik at man skal kunne unngå feil. «Det kan for eksempel være at du ikke kommer videre i prosessen før obligatorisk informasjon er registrert. Samtidig er lagerbeholdningen alltid oppdatert slik at det ikke blir tull med bestillingene.», forteller Solgård. «Feilprosenten har gått merkbart ned og vi har mye bedre kontroll.»
Prisjusteringer er en annen viktig prosess de har brukt tid på å optimalisere. Det er blitt enklere å gjennomføre, de har skreddersydde kalkyler og rutiner for å fange opp og oppdatere evt. prisøkninger fra leverandører raskt. «Mine beregninger viser at vi har klart å øke dekningsbidraget pga optimalisering rundt prisjustering.», forteller Solgård.
«Med en lokal leverandør og tett konsulentrelasjon føler vi oss mindre sårbare.»
Kritisk viktig at hjelpen er nær
En viktig grunn for valget av Proplan som leverandør var den fysiske nærheten til konsulentbistand. «Når ting skjer må jeg være trygg på at hjelpen er nær. Ofte kan ting løses over telefon, men ikke alltid. Det er viktig for oss å ha et tett bånd til konsulenten og at vi også kan møtes ansikt til ansikt når vi trenger hjelp. En slik relasjon har vi til Proplan-konsulenten.» forklarer Solgård. Da de for en stund tilbake ble rammet av et virusangrep var det kritisk viktig at Proplan raskt var på banen og jobbet utover vanlig arbeidstid for å avhjelpe situasjonen. «I dagens samfunn er vi jo veldig avhengige av systemene våre og det er lite vi får gjort hvis noe bryter sammen. Med en lokal leverandør og tett konsulentrelasjon føler vi oss mindre sårbare.»
«Forbedret logistikk. Effektivisering. Lavere feilprosent og økt kontroll.»
En god investering
Å innføre et nytt system er en prosess som gjerne tar litt tid. Etter hvert som systemet er i bruk oppstår det kanskje behov for justeringer eller man ser nye muligheter man vil ta i bruk. «Vi bruker vår faste konsulent til å gjøre småjusteringer som rapportendringer osv., men i det store og hele fungerer systemet slik vi hadde sett for oss. Noen av de ansatte var litt skeptiske til forandringen i starten, men dette har gått seg til og de ser merverdien av systemet. Dessuten trenger ikke alle å være eksperter på hele systemet, så lenge de kan prosessene tilknyttet sine arbeidsområder godt.»
Jarle Solgård tviler ikke på at det var verdt investeringen å bytte til Visma Business og oppsummerer fordelene slik: «Forbedret logistikk. Effektivisering. Lavere feilprosent og økt kontroll.»
