Det er mange fordeler ved å digitalisere. For Buer Gruppen var kaffeflekker, manglende bruk av rettelakk og dårlig håndskrift tre ting som forsvant når de digitaliserte timeføringen. Små grep har gjort store forskjeller. Dette er hva digitalisering handler om.
Buer Gruppen består av over 180 dyktige medarbeidere. De utfører alt i fra maling og tapet, til fasade og gulvarbeid.
Dette var utfordringen
Administrasjonen var frustrert over timelister de ikke forsto. Dette da de ofte bar preg av en aktiv arbeidshverdag, en unik håndskrift og overstyking. Den fysiske timelisten vandret ofte innen flere ledd før den omsider endte opp hos de som skulle tyde den. Unødvendige manuelle rutiner gav rom for menneskelig tolkning, økte feilmarginger og tidkrevende mellomledd. Når Proplan kom inn å presentere store ord som; strømlinjeformet, automatikk og brukervennlige løsninger, vekket det et engasjement i ledelsen som skulle få stor betydning for hele konsernet.
Løsningen ble Proplan
Marianne, Lønn og HR ansvarlig hos Buer Gruppen oppsummerer Proplan Time slik: Brukervennlig, rask responstid på support, og grundig opplæring av brukere på ulike nivå. Trond (konsulent i Proplan) forteller at Buer gruppen var tydelig i sin bestilling. Det ble enkelt for Proplan å skissere opp hva som var standard i løsningen, og hva som ble tillegg. Dette, sammen med en god forventningsavklaring, er kritiske suksessfaktorer for en effektiv prosess. Et solid forarbeid gav en kortere implementeringsfase, og et godt grunnlag for videreføring til andre selskaper i konsernet.
Hva betyr det? Sånn egentlig.
Et digitalisert timeføringssystem betyr at du fører timer digitalt én gang. I motsetning til det motsatte hvor en over må via flere ledd, tallene må punches i både et og to digitale system. Kanskje også en vei innom Excel, før den ender opp i lønnsystemet. Dette gir merarbeid for alle involverte. En integrasjon betyr at to systemer snakker sammen, slik at tallene bare flyter automatisk mellom systemene. Proplan Time og Visma lønn er eksempel på to systemer som er enkelt å integrere, og passer sammen som hånd i hanske.
”Det er en befrielse å ha systemer som selv tolker timelistene! Proplan Time gjør at hverdagen min flyter bedre, og det er enkelt å regne hjem opp til flere årsverk!
Marianne, Lønn og HR ansvarlig hos Buer Gruppen
Plug and play
Når en først har funnet opp kruttet én gang, gir det full mening å videreføre suksessen. Buer gruppen består av flere datterselskap, og de er flinke til å dele kunnskap og erfaringer på tvers. Dette har de gjort med Proplan Time, og nå er de oppe og kjører med fem av ni selskap.
Alt kan integreres
Ett av flere krav til Proplan Time var gode integrasjoner mot lønnssystem, Huilt og Lillevik Lønn. Det skulle jo bare mangle i 2020, sier konsulent Trond Anderssen. Integrasjoner er det som gjør at hverdagen bare flyter. De færreste har et forhold til det, men det forventes at systemene prater sammen, sømløst. Proplan har 25 års integrasjonserfaring, så det å koble sammen Proplan Time og Hult & Lillevik Lønn var noe utviklingsavdelingen håndterte på strak arm. (Litt snikskryt der altså, for ja, vi har også en helt egen utviklingsavdeling. Det er vi stolte av).
