Proplan Time har effektivisert lønnskjøringen fra 4 til 2 dager hver 14. dag.
Frøiland Bygg er en fremadstormende byggentreprenør opptatt av serviceinnstilling, kvalitet og sikkerhet på byggeplassen og kontoret. Siden oppstart i 2006 har byggentreprenøren hatt betydelig vekst, og har i dag over 100 fast ansatte og mange innleide håndverkere. Frøiland Bygg byttet ut manuelle timelister med Proplan Time, og har fått en mer effektiv timeregistreringsprosess og bedre kvalitet på sine data.
Med over 100 ansatte og flere innleide håndverkere var det svært tidkrevende å ha en manuell timeregistreringsprosess. Det gikk mye tid til å hente inn timelister, tyde håndskrift og punching av data. Byggentreprenøren innså derfor behovet for et timeregistreringsverktøy.
Frøiland Bygg vurderte ulike aktører, men valgte Proplan Time på grunn av lokal tilhørighet og lang erfaring i bransjen. ”For oss var det viktig å velge et system som vi visste fungerte, og som allerede var testet ut innenfor bransjen”, forteller Preben Brekka, økonomisjef i Frøiland Bygg.
”For oss var det viktig å velge et system som vi visste fungerte, og som allerede var testet ut innenfor bransjen”
Timeregistreringsverktøyet godt tatt i mot blant brukerne
Overgangen fra manuelle timelister til et webbasert timesystem har gått veldig bra. Det var noen av brukerne som var kritiske i starten, men de endret mening da de fikk tatt systemet i bruk og så fordelene med det. Brekka forteller at beslutningen om å ta i bruk et timeverktøy var godt forankret fra ledelsen og nedover i bedriften. Ledelsen samlet hele bedriften til fellesmøte da de informerte om at bedriften skulle ta i bruk et nytt timesystem. Alle ansatte fikk generell informasjon i plenum, og deretter fikk alle tilbud om individuell opplæring dersom det var ønskelig. De hadde også en av Proplans konsulenter tilgjengelig for å informere og hjelpe brukerne med å komme i gang.
Med Proplan Time har Frøiland Bygg fått en mer effektiv timeregistreringsprosess og bedre oversikt over sine data. Økonomisjef, lønnsansvarlig, prosjektleder og brukerne opplever alle flere gevinster som gjør deres arbeid enklere.
”Etter at vi tok i bruk Proplan Time, sparer jeg 2 dager hver 14. dag på behandling av timer før lønnskjøring.»
Lønnsansvarlig – sparer 2 dager hver 14 dag på lønnskjøring
”Etter at vi tok i bruk Proplan Time, sparer jeg 2 dager hver 14. dag på behandling av timer før lønnskjøring. Jeg slipper nå mye kjedelig arbeid som tyding av håndskrift og punching av data og kan bruke mer tid på andre oppgaver. Risikoen for å føre timer feil er redusert og vi har fått en bedre oversikt over våre data.”, forteller Gerda Gjersvik Frøiland, lønnsansvarlig i Frøiland Bygg.
Brukerne – har fått bedre oversikt over sine timer
Tidligere hadde brukerne liten oversikt over timene sine etter at listene var levert til lønnsansvarlig. Med Proplan Time har den enkelte bruker full oversikt over overtid, årstimeverk, egenmeldinger og feriedager.
«Det har blitt enklere for prosjektlederne å godkjenne timer, og vi har fått en bedre oversikt over antall timer som er brukt på hvert prosjekt.»
Prosjektlederne – har fått full oversikt over timer som skal belastes prosjekt før lønnskjøring
Prosjektlederne har også fått en mer effektiv timeprosess. Med Proplan Time har prosjektlederne i Frøiland Bygg full oversikt over antall timer som skal belastes hvert prosjekt før lønnen er kjørt. Dette gjør at firmaet kan fakturere tidligere. ”Det har blitt enklere for prosjektlederne å godkjenne timer, og vi har fått en bedre oversikt over antall timer som er brukt på hvert prosjekt, forteller Frøiland.
Økonomisjefen– har fått bedre rapporter og kvalitet på dataene
Som økonomisjef har jeg fått bedre oversikt over timeprosessen, økt kvalitet på dataene og bedre statistikk og rapporter, forteller Brekka. Vi sparer mye tid og får en bedre utnyttelse av våre ressurser på at for eksempel vår lønnsansvarlig kan jobbe med andre oppgaver, den tiden hun tidligere brukte på manuell timeregistrering. I tillegg har jeg nå back up til enhver tid, og det er enkelt å gå tilbake i timeoversiktene.
Utviklingen videre
Frøiland Bygg er godt fornøyd med Proplan Time, og har på kort tid erfart gevinstene med å ha et webbasert timeverktøy. Byggentreprenøren planlegger fra høsten 2011 å bruke Proplan Time nå også på innleid arbeidskraft fra Tyskland og Danmark.
