Et moderne regnskapsbyrå med Visma Business Byrå og Visma Lønn
Hagland Finans tilbyr komplette regnskapstjenester, forretningsførsel og rådgivning. De er en del av Hagland konsernet som også driver innenfor shipping, eiendom og investeringer. Dette gjør at byrået har bred kompetanse og flere bein å stå på. Hagland Finans bruker Visma Business Regnskapsbyrå som sitt kjernesystem sammen med Visma Lønn og en rekke smarte tilleggsmoduler. Det har gitt dem gevinster i form av økt effektivitet, god kontroll og ikke minst mulighet til å tilby sine kunder tidsriktige nettbaserte kundeløsninger.
Et godt kjernesystem
Byrået har hatt løsningen siden 1999 og Lillian Grønnestad, som er autorisert regnskapsfører og intern systemeier, deler sin erfaring: «Vi har vært godt fornøyd hele veien og samtidig sett videreutviklingen av systemet gjennom flere år. Blant annet har vi sett at hastigheten på internadministrasjonen har bedret seg betraktelig.» Når vi spør om hun kan trekke frem noe unikt er hun ikke i tvil: «Jeg har jo erfaring med noen konkurrerende systemer via kundene våre, men spesielt en ting gjør at løsningen skiller seg ut: Det er jo så lett å finne frem! Det er enkelt å slå opp på ting og systemet har en god søkefunksjon. Vi rullerer litt på oppgavene internt og det er aldri vanskelig å sette seg inn i et annet oppdrag og finne ut hva som er status. Denne brukervennligheten sparer vi masse tid på!»
«Det er jo så lett å finne frem! Det er enkelt å slå opp på ting og systemet har en god søkefunksjon.»
Lønnssystemet har de heller aldri opplevd utfordringer med. «Sjelden noe tull, enkel overføring til bank og brukervennlig for byråer som kjører lønn for mange selskaper», oppsummerer Grønnestad. «Vi kan jo systemene meget godt etter hvert, men trenger vi hjelp så har vi våre faste konsulenter i Proplan som kan bistå ved behov.»
Tilbyr kundene tilleggstjenester
«I fjor hadde vi en intern strategiprosess om veien videre for byrået. Det er ikke tvil om at det skjer endringer i bransjen og at stadig flere kunder forventer seg tilleggstjenester som forenkler hverdagen.» forteller Grønnestad. De har et bredt spekter av kunder og tilbyr, ved hjelp av Visma-produktene, tjenester som gir kundene økt kontroll, tidsbesparelser og mulighet for å hente aktuelle tall når de trenger det.
«Dette både forenkler jobben vår i byrået og gir alle parter bedre kontroll.»
«Et eksempel på en slik tjeneste er Webfaktura. Dette både forenkler jobben vår i byrået og gir alle parter bedre kontroll. Vi slipper å bruke masse tid på å «punche» fakturaer, den jobben har blitt drastisk redusert de siste 5 årene. Samtidig har vi god oversikt på hva som blir sendt ut og på sikt blir det også billigere for kunden.» Hagland Finans var blant de første som tilbød sine kunder Webfaktura og de merker en stadig økende pågang. «Det er særlig kombinasjonen av Webfaktura, Autopay, og Dokumentsenter som slår an. Da får kunden kontroll på egen fakturering, betalinger og dokumentgodkjenning. Uansett behov så finner vi en tilpasset løsning og månedlig pris. Noen kunder ønsker å gjøre mye av jobben selv, andre vil ha alt satt bort.»
Informasjonsmøte for kundene
For å få litt ekstra fremdrift i bruken av tilleggstjenester arrangerte de i samarbeid med Proplan et kundemøte hvor de presenterte ulike måter å automatisere tidkrevende manuelle prosesser på. Et eksempel på en slik prosess var utgående fakturaer; Kunden lager faktura selv i Webfaktura, hvorpå utsending av faktura, oppfølging av innbetaling og eventuell purre/ inkassotjenester skjer helt automatisk. Resultatet av møtet var at mange kunder ville prøve. «Det var en flott måte å få ting virkelig i gang. Samtidig jobber vi med dette kontinuerlig og ser en jevn økning i etterspørselen. Det er de minste kundene som vi opplever som de mest konservative, men de kommer nok etter de også.» forteller Grønnestad.
«Det er meget lett å sette i gang Visma.net Expense»
Veien videre
For å utvide tilbudet sitt ytterligere ser Hagland Finans et stort potensial i produkter innenfor f.eks. inkasso og reiseregninger. Sistnevnte er flere kunder i gang med. «Det er meget lett å sette i gang Visma.net Expense og kundene liker godt å bruke app’en slik at de kan ordne reiseregningen på telefon. Ikke minst er det fantastisk for oss å slippe papirarbeidet!», forteller Grønnestad. «I tillegg skal vi i gang med AutoCollect, som er en automatisk purre- og inkassotjeneste. Mange av våre kunder benytter jo slike tjenester fra andre leverandører i dag, men kan nå få det via oss. Det er jo en fordel å ha færrest mulige leverandører å forholde seg til.»
Med et stadig fokus på utvikling og kundetilpasning er det i alle fall ingen tvil om at Hagland Finans klarer å møte omstillingen i bransjen – både når det gjelder teknologi og tjenestetilbud.
