«Lett å gjøre riktig – vanskelig å gjøre feil» med prosesstyringsmodulen fra Proplan
IDEA Kompetanse er en Arbeid & Inkluderingsbedrift som har opplevd sterk vekst i Telemark og Buskerud de siste årene. Med 25 nye medarbeidere på laget så ledelsen behov for et bedre system for å sikre kvalitet i leveransene og gi god opplæring til de nyansatte. Løsningen ble Proplans Prosesstyringsmodul som har gitt bedre oversikt, en mer effektiv hverdag og jevn kvalitet i leveransene.
(Proplan Attføring endret navn til Proplan Tiltak i Oktober 2017.)
Behov for kvalitetssikring
Bedriften opererer innen flere forretningsområder men det har vært en strategisk satsning innen arbeidsrettede tiltak den siste tiden. De har blant annet vunnet store konkurranser, samt kjøpt opp og fusjonert inn to mindre VEKST-bedrifter. Ledelsen ser for seg å doble antall plasser og omsetning i 2017. I dag har de ca. 500 jobbsøkere i systemet og 55 ansatte innen dette feltet. Avdelingssjef for Jobb & Utvikling, Trine Brox, forteller at det var helt nødvendig å få på plass et system for å kvalitetssikre leveransene uavhengig av den enkelte veileders lokasjon, erfaring eller kunnskap.
Vi ønsket å gjøre det smart første gangen og da var det helt nødvendig å få konsulentens øyne på saken.
Lærerik forprosess
IDEA Kompetanse hadde allerede benyttet Proplan Attføring i en årrekke og det var derfor naturlig å velge tilleggsmodulen for prosesstyring. I begynnelsen av Januar 2016 startet de prosjektet og Brox og Mette Kisfoss beskriver det som en lærerik øvelse; «Vi måtte gå gjennom alle våre prosesser og definerer dem nøyaktig fra A til Å. Dette ga oss samtidig en mulighet for vurdering og optimalisering. På den måten fikk vi ryddet opp i en del. Samtidig skulle vi i gang med noen nye tiltak, så for de prosessene måtte vi sette opp hele løpet fra grunnen av.» I dag har IDEA Kompetanse følgende tiltak: Avklaring, Oppfølging, AFT, Kvalifisering og VTA.
Brox forteller videre at det var essensielt viktig å gjøre denne forprosessen grundig før systemet ble satt opp. En av suksesskriteriene var at de brukte en dag med konsulenten fra Proplan for en gjennomgang. «Da Thomas Jenssen (konsulent i Proplan) ble involvert, hadde vi gjort en del forarbeid som han ga sin tilbakemelding på. Han delte sine erfaringer og ga oss gode råd for å optimalisere. Vi ønsket å gjøre det smart første gangen og da var det helt nødvendig å få hans øyne på saken».
Prosesstyringsmodulen ga oss trygghet for at oppgavene ble utført riktig, og vi sparte mye tid og ressurser på enklere opplæring og mindre feil.
Spesielt viktig verktøy for nyansatte
Da systemimplementeringen var utført, kunne både nye og erfarne ansatte ta i bruk systemet med en gang. Mette Kisfoss forteller at hovedgevinsten med modulen er at den hjelper veilederne til å hvite hva, når og hvordan oppgavene i de ulike tiltakene skal utføres. Alt er koblet opp mot korrekte maler og dokumenter slik at man bruker minimalt med tid på å lete frem disse. Dette var spesielt viktig i forhold til de 25 nyansatte veilederne i bedriften. Mange av disse kom fra andre bransjer, men fordi prosesstyringsmodulen var på plass var det enkelt å sikre korrekt opplæring og styring i forhold til oppgavene. «Prosesstyringsmodulen ga oss trygghet for at oppgavene ble utført riktig, og vi sparte mye tid og ressurser på enklere opplæring og mindre feil.» sier Brox.
Når vi ser på helheten av MIA prosjektet og Prosesstyringsmodulen opplever vi store synergieffekter.
MIA-prosjektet
Nytten av prosesstyringsmodulen fikk de også erfare i forbindelse med bedriftens deltakelse i MIA-prosjektet. MIA står for «Medarbeiderdrevet Innovasjon i Attføringsbedrifter» og er et 3-årig prosjekt i regi av FLT og Arbeid & Inkludering i NHO service. Prosjektet skal gjennomføre kompetansehevingstiltak som bygger på opplæring i Lean-verktøy og metoder, samt ledelsens rolle for å bygge en” infrastruktur” i bedriften. «I forbindelse med dette arbeidet så vi at prosesstyringsmodulen var et viktig verktøy i forbindelse med LEAN begrepet «Poka-yoke». Dette begrepet handler om teknikker for å hindre de ansatte i å gjøre feil. Og det er jo akkurat det prosesstyringsmodulen hjelper oss med.» sier Brox. Teamleder Øystein Småkasin skyter inn med et annet «slagord» for arbeidet: «Det skal være lett å gjøre riktig – vanskelig å gjøre feil!»
Småkasin fortsetter; «Når vi ser på helheten av MIA prosjektet og Prosesstyringsmodulen opplever vi store synergieffekter. Vi sparer tid og ressurser i forhold til opplæring samt generelt i det daglige arbeidet. Vi har fått tatt en skikkelig opprydding i prosessene våre og tilbakemeldingen fra veilederne er at verktøyet gjør arbeidsoppgavene både mer effektive og enklere.»
Prosesstyringsmodulen er nå en naturlig del av arbeidshverdagen til fornøyde veilederne i IDEA Kompetanse.
