Effektiviserte timeprosesser med Proplan Time.
Operatørselskapet Lotos Exploration and Production Norway er et datterselskap av det polske konsernet Grupa Lotos. De etablerte seg i Norge i 2007 for å være med i alle deler av oljevirksomheten på norsk sokkel. I januar 2014 tok de i bruk Proplan Time som sitt timeregistreringssystem. Med de nye rutinene har de spart betraktelig tid i administrasjonen samtidig som de har fått bedre oversikt på timer per prosjekt.
Senior Accountant, Karla Brandtzæg, forteller hvordan prosessen startet. «Vi hadde egentlig et timesystem fra før av, men det var langt fra perfekt. Vi har outsourcet lønnskjøringen til Accenture og en av hovedutfordringene var overføring av data fra timesystemet til lønnssystemet som Accenture brukte. I tillegg opplevde brukerne systemet som uoversiktlig og tungvint og det ble mange henvendelser til administrasjonen. Til slutt ble det veldig klart at et nytt system måtte på plass.»
«Det veide tungt at Accenture anbefalte systemet, men vi kjørte prosessen med Proplan på egenhånd og ble overbevist om at systemet oppfylte våre behov.» 
Det var Accenture som anbefalte dem Proplan Time siden de allerede hadde flere kunder som brukte det med god erfaring. «Det veide tungt at Accenture anbefalte systemet, men vi kjørte prosessen med Proplan på egenhånd og ble overbevist om at systemet oppfylte våre behov. Vi vurderte også et alternativt system, men ett av våre krav var at systemet skulle være både på norsk og engelsk og det var ikke noe problem med Proplan Time.», forteller Brandtzæg.
«Jeg sparer nok et dagsverk i måneden bare i forbindelse med overføring av data til lønn.»
I dag registrerer de ansatte alle sine timer, fravær og ferie i Proplan Time. De fører timer mot ulike prosjekter og underprosjekter der hvor det er relevant, og dette gir ledelsen god prosjektoversikt. Personallederne i Lotos godkjenner timene i det samme systemet og deretter trenger de ikke gjøre mer. Godkjente data blir automatisk overført til lønnssystemet Accenture benytter og de kjører lønnen til de ansatte. «Dette fungerer helt uproblematisk. Accenture får dataene de trenger og resten går av seg selv. Jeg sparer nok et dagsverk i måneden bare i forbindelse med dette», forteller Brandtzæg.
Hun merker også godt at det har blitt betraktelig færre spørsmål til administrasjonen om hvordan timer skal registreres. «Systemet oppleves som brukervennlig og intuitivt for de ansatte. Det er enkelt og oversiktlig – både for de norsk- og engelskspråklige.»
«Det er enkelt og oversiktlig – både for de norsk- og engelskspråklige.»
Når det gjelder rapportering tar hun og ledelsen selv ut de standardrapportene de trenger. Hvis nødvendig eksporterer de data til excel for videre behandling.
En av de viktigste suksessfaktorene i implementeringen av systemet har vært støtten fra leveranseapparatet hos Proplan. «Jeg har hatt veldig god kommunikasjon med vår faste konsulent hos Proplan. Hun er lett å jobbe med og er raskt tilgjengelig hvis jeg har spørsmål. Så jeg kan trygt anbefale Proplan Time til andre – noe jeg faktisk allerede har gjort til en annen av Accenture’s kunder».
