Aldri hatt bedre oversikt.
Multi Industrier AS tilbyr tjenester innenfor stillas, isolering, overflatebehandling og gulv- og innredningsarbeider. Blant deres kunder finner du verksteder, landbasert industri og kommuner, men hovedtyngden er relatert til offshore-næringen. De har brukt Visma systemene i en årrekke men fant ut at de i tillegg måtte ha et bedre system for timeregistrering for de ansatte – da ble Proplan Time en god match som ga dem oversikten de trengte.
Har brukt Visma i en årrekke
Greta S. Pedersen er administrasjonsleder i selskapet og var med i prosessen da de gikk til anskaffelse av Visma Business og Visma Lønn tilbake i 2005. «Jeg hadde brukt Visma systemene også i min tidligere jobb, så jeg visste hva jeg ville ha når vi skulle ha et nytt og pålitelig økonomi- og lønnssystem», forteller Pedersen. «Disse grunnsystemene har fungert ypperlig og sammen med Visma Dokumentsenter og Rapporteringsmodulen har det alltid gitt oss god oversikt og effektive arbeidsrutiner.»
Behov for nytt timesystem
Multi Industrier AS har opplevd en rask vekst siden starten i 2002, og med flere folk på lønningslisten ble det etter hvert klart at timeregistrering på papir ikke var optimalt. «Altfor mye feil og altfor tidkrevende!» er beskrivelsen er av den gamle ordningen. Selskapet gikk ut i markedet for å evaluere noen alternativer og satt igjen med to systemer de vurderte opp mot hverandre. Valget falt på Proplan Time, et egenutviklet timesystem fra deres Visma-forhandler Proplan. «I den endelige avgjørelsen veide det tungt at Proplan var en lokal aktør som vi allerede kjente og som kunne være tett på oss i både implementering og drift. I tillegg til våre basisbehov så vi at Proplan Time var et fleksibelt system med muligheter for tilpasning til våre arbeidsmetoder.» sier Pedersen.
«Implementeringen gikk over all forventning.»
Enkel implementering
I juli 2013 ble systemet implementert og de ansatte kunne kaste papirlistene for godt og heller registrere alt via sin PC. «Implementeringen gikk over all forventning», forteller Pedersen. «Jeg var litt skeptisk til hvordan de ansatte ville motta endringen, men de kom raskt inn i rutinen selv med minimal opplæring i systembruk.» De ansatte som jobber offshore registrerer sine timer selv mens for landbasert personell er det en «supervisor» som registrerer for sin arbeidsgruppe. «Personene i arbeidsgruppen jobber stort sett likt så den registreringsjobben er blitt veldig enkel å håndtere. Ved hjelp av kopieringsfunksjonen får vi registrert all dataen raskt.»
«Prosjektlederne kan få det store bildet ved å bruke rapporter fra Proplan Time samt rapportmodulen som henter tall fra Visma Business.»
God prosjektoversikt
Multi Industrier AS er en prosjektdrevet bedrift hvor de ansatte fører timer på ulike prosjekter og en prosjektleder godkjenner og holder orden på både timer og kostnader. «Proplan Time er velegnet for en bedrift som oss. Vi har fått satt opp en god prosjekt- og godkjenningsstruktur. Prosjektlederne kan få det store bildet ved å bruke rapporter fra Proplan Time samt rapportmodulen som henter tall fra Visma Business.»
Ferdig fakturagrunnlag rett fra systemet
Administrasjon og ledelse har en lettere arbeidshverdag med så god oversikt som Proplan Time gir. Når timer er godkjent går de rett over til lønnssystemet. I tillegg har Multi Vedlikehold Drift as fått Proplan til å tilpasse systemet slik at de også kan få fakturagrunnlag rett fra Proplan Time. «Det er jo timer, reisekost osv. som skal faktureres kunden, og vi sparer mye tid på at dette enkelt genereres rett fra Proplan Time.»
Tett oppfølging ved behov
Pedersen og hennes kollegaer er stort sett selvhjulpne når det gjelder administrasjonen av systemet og de har hatt lite behov for support. Når det gjelder tilpasning av systemet har de forholdt seg til en hovedkonsulent hos Proplan og han kontakter de gjerne direkte hvis de trenger hjelp til noe. «Dette var jo noe vi vektla når vi valgte systemet. At vi visste det var kompetente folk hos forhandleren som kunne følge oss opp ved behov.»
«Feilmarginene har gått betraktelig ned»
Få feil og god oversikt
Det er ingen tvil om at totalløsningen til Multi Industrier AS , med økonomi- og lønnssystem fra Visma kombinert med Proplan Time, har gitt dem gevinster i form av tids- og kostnadsbesparelser. Allikevel er det den gode oversikten Pedersen vil trekke frem når hun anbefaler systemet. Hun oppsummerer det slik: «Det er slutt på permer i hylla og vi har alle god oversikt på våre områder. Feilmarginene har gått betraktelig ned og det er aldri noe problem å finne svar på henvendelsene som kommer – enten det er fra det offentlige eller de ansatte.»
