Med Proplan Time oppnådde SAR enklere prosjektbelastning og bedre timerutine.
”Turning waste into values” er slagordet til avfallshåndteringsselskapet SAR – og det er akkurat det de driver med for mange store oljeselskaper. Med mottaksstasjoner lang hele kysten er de godt rustet til å motta farlig avfall fra oljenæringen og være rådgiver i forhold til en optimal ressurs- og avfallshåndtering. Med 110 fast ansatte og mange innleide er de opptatt av å utnytte ressursene optimalt også internt i bedriften. I forhold til timeregistrering så de derfor et forbedringspotensial.
”Tidligere hadde vi en manuell rutine for timeregistrering”, forteller økonomisjef i SAR, Hanne Mossige Robertsen. ”De ansatte leverte sine timer på Excel ark eller ved hjelp av håndutfylte skjemaer. Dette betød mye manuell ”punching” i 
systemene våre samt at godkjenningsprosessen ble forsinket.” De begynte derfor prosessen med å se etter et nytt timefangstsystem før de bestemte seg for å gå for Proplan Time.
«Systemet har blitt oppfattet som veldig enkelt og greit så dette har gått bedre enn forventet.»
Det måtte være enkelt
Systemet ble tatt i bruk av de ansatte i april så da var det slutt på skjemaer og Excel filer. ”Mange av våre ansatte benytter ikke PC i det daglige og er derfor ikke vandt til slike systemer. Det skal man ha respekt for. Det var derfor viktig at systemet var så enkelt som mulig, også for de som ikke er så datakyndige.” forklarer Robertsen. For å sikre en god overgang ble opplæringen av de ansatte prioritert. Økonomisjefen og lønningssjefen delte landet i to og reiste til hver sine avdelinger for å holde fellessamlinger for de ansatte. ”Det var ikke enkelt å få samlet alle de ansatte, men formennene ble godt opplært og de har brakt kunnskapen videre. Systemet har blitt oppfattet som veldig enkelt og greit så dette har gått bedre enn forventet”, forteller økonomisjefen. På SAR’s hjemmeside ligger linken til systemet slik at de ansatte kan få tilgang til timeregistreringen uavhengig av hvor de måtte befinne seg. For de som ikke har tilgang på PC med Internett hjemme er det i tillegg satt opp terminaler på hver avdeling hvor man kan registrere timer.
«Med Proplan Time er det ikke noe problem å belaste timene til ulike prosjekter, så nå får vi den oversikten vi trenger.»
Bedre prosjektbelastning
Å få bedre og enklere oversikt over timebelastning på prosjekt var et viktig kriterium ved valg av system. ”Med Proplan Time er det ikke noe problem å belaste timene til ulike prosjekter, så nå får vi den oversikten vi trenger. Når vi får en ny kontrakt legger vi bare til et nytt prosjekt hvor timene kan belastes.” SAR har dessuten innført ukentlig føring av timelister fremfor månedlig slik at godkjennerne raskt kan fange opp eventuelle avvik. Når det gjelder ferie og fravær er dette også godt integrert i løsningen og kan benyttes som et planleggingsverktøy.
På spørsmålet om hvorfor SAR valgte Proplan Time svarer Robertsen at de raskt så at løsningen dekket deres behov. ”Dessuten har vi et langt og godt forhold til Proplan som leverandør av blant annet økonomi- og lønnsystemet vårt. Vi visste sånn sett hva Proplan stod for.”
