Smertefri implementering av nytt timesystem
Team Bygg er en viktig aktør innen boligbygging i Sør-Rogaland og har gjennom 25 år og sine nesten 40 ansatte stått bak en rekke flotte prosjekter i regionen. Deres dyktige fagfolk har tidligere levert timelister på papir, men ble positivt overrasket da innføringen av Proplan Time kom. Nå kan de både registrere seg på byggeplassen og føre timene sine rett på mobilen. I tillegg gikk lønnskjøringen som en lek og en enkel prosjektrapport sørget for rask og korrekt internfakturering av timer.
Økonomisjef, Terje Helland, forteller at han var veldig opptatt av kost/nytte da de vurderte om de skulle innføre et nytt webbasert timesystem. Tidligere hadde de for så vidt klart seg greit med manuelle lister og excel rapporter, det var derfor viktig at et nytt system kunne tilføre flere fordeler som oppveide kostnaden. Flere aktører ble vurdert men valget falt til slutt på Proplan Time. En viktig grunn for valget var at ansatte kunne registrere seg på byggeplassen via Proplan Time på mobilen. «Det vil snart bli obligatorisk med elektronisk registrering av alle personer på byggeplass, og det gjøres enklere og billigere med mobilen enn via byggekort og terminaler», forteller Helland.
«Nå kan de ansatte registrere seg på byggeplassen via Proplan Time på mobilen.»
De ansatte ble fort vant til de nye registreringsrutinene. Det ble holdt et «tømmertreff» hvor det ble informert om systemet og en folder ble utdelt. «Det var all opplæringen de fikk, men jeg har nesten ikke hatt et spørsmål i etterkant. Det gikk helt smertefritt.» Nå bruker de ansatte telefonen både til å registrere sine timer på prosjekter, og til å registrere seg inn på byggeplassen. «Vi bruker ikke byggeplassregistreringen til å overvåke de ansatte, dette er kun av HMS-hensyn og for å oppfylle myndighetskrav.» presiserer Helland.
«Det gikk helt smertefritt!»
For administrasjonen har dette prosjektet også gått etter boka. Konsulenten fra Proplan var ute hos Team Bygg et par ganger for å sette opp systemet, og har ellers gitt litt bistand per telefon. «Integrasjonen til Visma Lønn fungerte, og den første lønnskjøringen gikk helt prikkfritt. Ingen feil eller innkjøringsproblemer.» Når de ansatte registrere timer så kobler de disse til prosjektene som er satt opp i Proplan Time. Denne prosjektfordelingen tar økonomisjefen ut som en rapport og har dermed all info han trenger for å kunne internfakturere timene korrekt. En enkel løsning som har vist seg å være effektiv.
På sikt ønsker Team Bygg og ta i bruk mer funksjonalitet i systemet. «Siden tømrerne våre jobber på akkord planlegger vi å legge inn timebudsjettet på ulike prosjekter i løsningen. Da blir det enkelt å måle forbrukt tid mot budsjettert tid. Vi kan oppdage avvik tidlig og sette inn nødvendige tiltak, samtidig skaper dette erfaringsdata for fremtidig estimering. For den enkelte ansatte er det jo også motiverende å kunne holde følge med måltallene.»
«Det viktigste var bare at alt skulle funke – og det har det gjort!»
Oppsummert er økonomisjefen godt fornøyd med at de valgte Proplan Time. Han ser at gevinstene i form av bedre oversikt, høyere datakvalitet og spart tid veide opp for kostnaden. «Jeg ser jo også at vi måtte følge med i tiden og få digitalisert prosessen. Det viktigste var bare at alt skulle funke – og det har det gjort!», avslutter han med.
