Prosesstyringsmodulen gir en hjelp til kontinuerlig forbedring
Tromsprodukt er en av landets største bedrifter innen arbeid og inkludering. De formidlet 250 personer ut i jobb i 2016 og gjør en viktig jobb for oppdragsgiverne NAV og Tromsø kommune. På grunn av størrelsen er det viktig å ha god oversikt og kvalitet i alle ledd, så da Proplan trengte pilotkunder til sin nye modul for prosesstyring takket de ja. Prosjektet har resultert i et enda sterkere fokus på kontinuerlig forbedring og bedre oversikt på leveransene.
(Proplan Attføring endret navn til Proplan Tiltak i Oktober 2017.)
Engasjert pilotkunde
«En av fordelene med å være pilot er at man får et større eierskap til produktet og kan komme med innspill og meninger som former den endelige løsningen», forteller fagsjef i Tromsprodukt, Grethe Elvebo. Hun har vært dypt involvert i prosjektet og tilegnet seg stor forståelse for hvordan systemet er bygget opp. «Når man går inn i et slikt prosjekt må man være klar over at produktet ikke er 100% ferdig og at prosessen er noe mer tidkrevende enn ellers. Vi angrer ikke på at vi involverte oss tidlig og ble en del av produktutviklingen», sier Elvebo. Hun forteller at de har hatt et godt samarbeid med Proplan, både i pilotfasen og i driftsfasen. «I pilotfasen brukte vi tid på å definere våre behov og ønsket struktur, mens konsulentene fra Proplan visste hva som var teknisk mulig. På den måten fikk vi til en god produktutvikling i lag.»
Tilbakemeldingen var at bruken i stor grad var selvforklarende.
Enkel opplæring
Da de ansatte skulle gå i gang med systemet gikk dette også smertefritt. Opplæringen foregikk på avdelingsnivå og tilbakemeldingene var at bruken i stor grad var selvforklarende. «Vi hadde en del erfaring med bruk av oppgavetrinn i Proplan Attføring, så sånn sett var jo de ansatte litt mer forberedt enn om alt hadde vært nytt.» sier Elvebo.
Fra et veileder-perspektiv gir modulen deg egentlig en sjekkliste på egen jobb.
Gode påminnelser
En av Tromsprodukts viktigste grunner for å ta i bruk systemet var ønsket om bedre oversikt. «Fra et veileder-perspektiv gir modulen deg egentlig en sjekkliste på egen jobb. Det gir en mulighet for å kvalitetssikre leveransen og være sikker på at man bruker rette dokumenter og får rapportert korrekt til NAV.» sier Elvebo. Tilbakemeldingene fra veilederne har vært gode, spesielt dette med «røde» påminnelser har vært viktig. I en hektisk hverdag kan det være godt med et system som hjelper deg å holde styr på oppgavene.
Vi er avhengige av å ha et system som prosesstyringsmodulen som dokumenterer arbeidet og muliggjør kontinuerlig kvalitetsarbeid.
Kontinuerlig forbedring
På et bedriftsnivå er «kontinuerlig forbedring» stikkordet. «Ved hjelp av prosesstyringsmodulen kan vi kvalitetssikre arbeidet vårt på et totalnivå. Hvis det oppstår avvik over tid vil vi enkelt oppdage dette og kan sette inn nødvendige tiltak.» forklarer Elvebo. «Vi er opptatt av å gjøre en god jobb, både for våre oppdragsgivere og jobbsøkerne, og da er vi avhengige av å ha et system som prosesstyringsmodulen som dokumenterer arbeidet og muliggjør kontinuerlig kvalitetsarbeid.» avslutter hun med.
