En ny hverdag: Dette er den nye normalen

By 17/03/2020 Blogg
4 minutter

Hvordan opprettholde normal drift, i en høyst unormal situasjon? Korona-pandemien har rammet Norge med full kraft. Vi må alle ta del i den største nasjonale dugnaden landet vårt har sett i moderne tid. Proplan vil gjerne dele noen tanker om hvordan vi har tilpasset oss den nye hverdagen. Vi håper at det kanskje kan være til inspirasjon eller motivasjon for andre. 

Effektive arbeidsmetoder i krisetider

Kan tvangsdigitalisering være positivt?

Proplan har snakket om fordelene med digitalisering i en årrekke. Det er vår kjernevirksomhet. Endringsvilje har for mange vært en flaskehals, og nå ser vi at mange bedrifter må «tvangsdigitaliseres» når de flytter over på hjemmekontor. For oss blir verdien av digitale løsninger veldig synlig når vi må avvike fra tradisjonelle arbeidsmønstre. Tall fra Digital Index 2019 sier at digitaliseringsgraden i Norge er på 54%. Tenker du at din bedrift er over, eller under gjennomsnittet?  

 Dette var planen

Proplan er nå midt i oppkjøringen til en stor kampanje. I mai skulle vi rulle ut fysiske seminarer på alle Proplans lokasjoner i Norge. Vi planla store forsamlinger, og flere foredragsholdere skulle flys inn for anledningenInternt kjørte vi ukentlige møter på kontoret. Dette fikk en bråstopp forrige uke.  

La oss se muligheter, ikke begrensninger 

Fem fysiske frokostseminar er flyttet opp i skyen. Vi velger å se på dette som noe positivt, hvor vi har muligheten for å samkjøre, og tenke utenfor boksen. Dette endrer også premissene for seminaret, hvor foredragsholderne slipper reisevirksomhet. Deltakere (les kunder) streamer webinaret fra hjemmekontoret, men kan også få tilsendt innholdet i etterkant om tidspunktet ikke passer. Innholdet er likt, men formatet utfordres.  

Teams er genialt for videomøter, og chatfunksjonen erstatter i mange tilfellet mail. Det er veldig brukervennlig å laste opp filer, og vi kan enkelt bruke det som et planleggingsverktøy for oppgaver.

Tor Ommund LjoslandDaglig Leder, Proplan Utvikling

All planlegging foregår på Teams. Maildialog og fysiske møter er kuttet. Alle forholder seg til én kanal, hvor vi samhandler via chat og video. Fremdriften sikres med en daglig, digital fot i bakken. Dette gir oss en god start på dagen. Alle planleggingsmøter blir spilt inn, slik at vi kan gå tilbake i etterkant dersom nødvendig. En hendig funksjon som vi ikke har i fysiske møter. Vi benytter eget planleggingsverktøy i Teams for å holde fremdrift. Her er det enklere å delegere oppgaver.  

En glad og motivert gjeng samles på Teams for å planlegge Proplans største webinar i 2020.

Innhold som flyter

Verdien av skyløsninger, som mange tidligere kanskje har tatt for gitt, blir veldig synlig i dagens situasjon. Effektiviteten øker betraktelig når en uavhengig av lokasjon får tilgang til systemer. Markedsavdelingen i Proplan har jobbet i slike systemer i lang tid, og mye av arbeidsflyten er lik.  

Eksempel: videoproduksjon  

I en video er det ofte flere som skal bidra. Vi løser dette via Teams og Adobe Rush. Rush er video programmet hvor alt er lagret i skyen. Alt av innhold som skal inn i filmen lastes opp via Teams. Her har hele teamet tilgang. Sammen kan vi samløst redigere filmen. 

Ta testen: Hvor digital er din bedrift?
I 2020 er vi prisgitt gode systemer, men du må være klar over dem for å kunne ta dem i bruk. 

 

Er CRM-systemet ditt i skyen?

Eksempel: Proplan benytter SuperOfffice Online, dette gjør at vi enkelt får tilgang til CRM-systemet vårt overalt hvor vi har internett.

Har dere et godt personalsystem?

Personalhåndtering er viktigere enn noen gang før, og det er også vesentlig at oppgavene kan håndteres digitalt i skyen. Proplan Personal er et enkelt og brukervennlig personalsystem som tilfredsstiller de fleste bedrifters behov for personalhåndtering, til en rimelig pris.

Har dere gode systemer for samhandling?

Eksempelvis Teams, Skype, Google Hangout o.l Proplan har god erfaring med Teams. Dette er en utvidelser av Office 365, og innehar mye funksjonalitet som gjør det enklere å jobbe hjemmefra.

Er ERP systemet ditt i skyen?

Eksempel: Proplan benytter Visma.net. Dette sikrer god flyt i alle administrative prosesser, og ingenting stopper opp.

Fører dere timer digitalt?

Proplan Time har i lys av COVID-19 innført nye timearter for å ta høyde for unntakstilstanden.

Proplan presiserer

Det er også mulig å digitalisere en eksisterende løsning, uten at den er skybasert. Fun fact? De færreste løsninger (sky eller ikke) utnytter sitt fulle digitale potensiale.
Mari Rugeldal, konsulent i Proplan ASvar tidlige ute med å legge inn nye timearter i Proplan Time. Se hvilke helt til høyre i skjermbilde. 

 

Hvordan blir hverdagen post-korona?

Vår påstand er at vi ikke kommer til å gå tilbake til «business as usual» når smittefaren er over. Dette blir et springbrett for en mer digital arbeidshverdag, hvor fysisk plassering blir mindre viktig. Det samme gjelder reisevirksomhet. Med gode verktøy – og rutiner for samhandling blir det mindre vesentlig å møtes ansikt til ansikt.  

La oss for ordens skyld bare presisere at artikkelen er skrevet for å gi et innblikk i en ny arbeidsdag. Utfordringene vi står ovenfor blir bagatellmessige sammenlignet med pandemien som herjer i verden, og det er vi fullt klar over. Vårt samfunnsansvar er å holde hjulene i gang, både ovenfor våre kunder, samarbeidspartnere og ansatte. Mål: Opprettholde normal drift, i en høyst unormal situasjon.