Hva er eFaktura?
Når man snakker om elektronisk faktura (eFaktura) og epostfaktura er det mange som kanskje tenker at dette er det samme. Epostfaktura (pdf) er jo på en måte en elektronisk faktura. Den eksisterer elektronisk og sendes og mottas elektronisk, men det blir allikevel som å sammenligne epler og appelsiner. 37% av norske bedrifter sender faktura på epost. Er du en av dem?
Hvorfor eFaktura?
En epostfaktura er ikke en eFaktura selv om den sendes elektronisk. eFaktura er nemlig en elektronisk fil laget for at datasystemer skal kunne gjenkjenne, forstå og tolke dem automatisk. Det strukturerte formatet bidrar til at dataene enkelt kan overføres fra et økonomisystem til et annet. Selv om en epostfaktura sendes og åpnes elektronisk, er den ikke gjenkjennelig for et datasystem og må derfor behandles manuelt på lik linje med en papirfaktura. Manuell behandling er kostbart, tidkrevende, og en kilde til mange feil. Faktisk kan man spare kr 55,50,- per faktura man sender som eFaktura heller enn epostfaktura. Det er også signifikante tidsbesparelser i både i sending og mottak og faren for manuell feil er lik null.
Fire gode grunner til å bruke eFaktura
Det er billigere enn epostfaktura. Epostfaktura er faktisk ikke gratis. Dersom du bruker mer enn ett minutt på å følge opp og behandle en PDF-faktura, vil det allerede ha kostet deg mer enn en eFaktura.
Fakturaen når frem til mottakeren. Med eFaktura kan man være sikker på at fakturaen kommer frem og ikke havner i spamfilteret til mottakeren.
Man får raskere innbetaling. Sender du fakturaen elektronisk, blir 90% betalt på forfall. Sender du på epost eller papir, betales kun 66% (epost) og 72% (papir) til forfall.
Økt sikkerhet. Stadig hører vi snakk om datakriminelle som forsøker å lure til seg penger ved å sende falske fakturaer på epost. Med eFaktura får du bedre sporbarhet og økt sikkerhet og kontroll mot svindlere.
Kilde: Visma Digital Index 2018
Hvordan tar man i bruk eFaktura?
For å kunne motta elektroniske fakturaer må man ha et ERP-system med mottaksløsning for eFaktura. I tillegg må man registrere seg i ELMA (Elektronisk Mottaker Adresseregister), et norsk register over alle bedrifter som kan motta eFaktura. I tillegg må du fortelle dine leverandører at du ønsker å motta fakturaer fra dem elektronisk, ikke på papir eller epost.
Når man har gjort disse tingene vil man få fakturaene direkte fra leverandør og inn i økonomisystemet. Dette innebærer at man ikke trenger å bruke tid på skanning, tolking eller manuell punching. Fakturaen kontrolleres i henhold til regelverk og dersom alt er som det skal være godkjennes fakturaen uten manuell innblanding. Dette vil frigi masse tid for økonomiavdelingen, og tid spart er penger tjent.
